Podávanie aktualizácií riešiteľských kolektívov na rok 2023, finančných správ za rok 2022 a záverečných správ projektov končiacich v roku 2022
Aktualizácie riešiteľských kolektívov, resp. pracovísk vedúcich projektov na rok 2023
Vedúci projektov VEGA, pokračujúcich v riešení v roku 2023, sú len v prípade zmien povinní podať formulár aktualizácie riešiteľského kolektívu, resp. pracoviska vedúceho projektu.
V zmysle pravidiel VEGA 1 riešiteľ môže byť vedúcim najviac 1 projektu a 1 riešiteľ sa môže podieľať maximálne na 2 projektoch evidovaných vo VEGA (vrátane žiadostí zaregistrovaných v systéme e-VEGA s vygenerovaným evidenčným číslom, výnimkou sú podávatelia, ktorým sa v tomto roku končí projekt), pričom nesmie prekračovať maximálnu ročnú výšku jeho výskumnej kapacity. Upozorňujeme, že každý riešiteľ VEGA si má možnosť zvážiť svoje účasti v momentálne aktuálnych projektoch so zreteľom na riešiteľskú kapacitu v pripravovaných projektoch so začiatkom riešenia v roku 2024 (podávaných v najbližšej výzve marec/apríl 2023), v ktorých plánuje participovať. O úpravu svojej riešiteľskej kapacity, príp. o neúčasť v pokračujúcom projekte je možné požiadať príslušného vedúceho riešiteľa a následne realizovať len v rámci podania aktualizácie riešiteľského kolektívu do stanoveného termínu. Evidenciu jednotlivých riešiteľov v aktuálnych projektoch je možné sledovať pomocou funkcionality/tlačidla „Kontrola účastí na projektoch“, ktorá sa nachádza vo formulári aktualizácie riešiteľského kolektívu v časti „B1 – riešitelia z pracovísk rezortu školstva“.
Aj pri nových projektoch so začiatkom riešenia od roku 2023 (v rezorte školstva) je nevyhnutné podať aktualizáciu, len ak nastala zmena vedúceho projektu, resp. zmena riešiteľského kolektívu alebo zmena pracoviska vedúceho projektu od podania žiadosti o dotáciu, aby v prípade financovania projektu mohla byť dotácia poskytnutá vedúcemu riešiteľovi na jeho aktuálne pracovisko.
Pri spoločných projektoch (VŠ + SAV) platí povinnosť doručiť obidvom rezortom aktualizáciu pri všetkých pokračujúcich, ako aj nových projektoch so začiatkom riešenia v roku 2023, a to i v prípade, keď nedošlo k žiadnej zmene. V prípade spoločného projektu s vedúcim riešiteľom z SAV, ak v tomto roku nebola financovaná časť v rezorte školstva, takýto projekt MŠVVaŠ SR neeviduje ako riešený v rezorte školstva (ide len o samostatne riešený a finančne podporený v rezorte SAV). Z tohto dôvodu je potrebné tento stav upraviť aj aktualizáciou, aby riešiteľský kolektív za školskú časť nemal blokované účasti/kapacity pri snahe podať si nový projekt v najbližšej výzve. Zástupca za rezort školstva na to pre istotu upozorní vedúceho projektu z SAV pred podávaním aktualizácie riešiteľského kolektívu a následne je to možné skontrolovať v systéme e-VEGA pomocou funkcionality kontroly účastí na projektoch.
Aktualizácia na posledný rok riešenia slúži aj na úpravu údajov pri zmene, resp. doplnení titulov vedúceho projektu, zmene priezviska vedúcej riešiteľky (priezvisko, príp. novú e-mailovú adresu je potrebné aktualizovať aj priamo v systéme e-VEGA v časti „Môj profil“), ktoré sa automaticky generujú na certifikáty o úspešnom ukončení riešenia daného projektu.
Termín podávania aktualizácie na rok 2023 je do 15. 12. 2022 do 14.00 hod. v systéme e-VEGA, ktorú po vytlačení s podpisom vedúceho projektu a príslušného funkcionára vysokej školy, z ktorej je vedúci projektu (v rezorte školstva sa nevyžaduje podpis spolupracujúceho pracoviska), treba zaslať poštou na útvar koordinácie vedy a techniky na VŠ najneskôr do 20. 12. 2022 (rozhoduje dátum na poštovej pečiatke). Bez podpísanej tlačenej verzie nemôže byť aktualizácia akceptovaná. V prípade spoločných projektov VEGA, kde vedúci projektu je z rezortu školstva a zástupca z SAV, je potrebné písomnú aktualizáciu zaslať aj na odbor vedy a výskumu Úradu SAV. Toto podanie aktualizácie riešiteľského kolektívu, resp. pracoviska vedúceho projektu slúži na správne pridelenie finančnej dotácie na príslušné pracovisko v nasledujúcom roku.
Finančné správy riešených projektov (vyplnenie formulára čerpania dotácie VEGA za rok 2022)
Vedúci projektov VEGA, pokračujúcich v roku 2023 i končiacich v riešení v roku 2022, sú povinní najneskôr do 25. 1. 2023 do 14.00 hod. elektronicky vyplniť formulár čerpania dotácie VEGA za rok 2022 prostredníctvom systému e-VEGA (menu Projekty/Financovanie projektu) na adrese https://evega.minedu.sk/e-vega/. Písomná forma finančnej správy sa na útvar koordinácie vedy a techniky na VŠ nezasiela, stačí ju uložiť v online systéme.
Tak ako je uvedené v pokynoch v systéme e-VEGA, vzhľadom na to, že vedúcemu projektu sa poskytuje dotácia nie v plnej výške jeho požiadaviek, preto po jej poskytnutí si náklady musí alikvotne prepočítať, a teda nanovo prerozdeliť na jednotlivé finančné položky. Pri čerpaní finančných prostriedkov v danom roku je potrebné dodržiavať pravidlá o limitoch, a to maximálne 10 % na odmeny pre členov riešiteľského kolektívu vrátane poistného a príspevku do poisťovní (avšak nie na vyplácanie akéhokoľvek druhu štipendia), resp. 20 % na odmeny + mzdy pri novovytvorených pracovných miestach vrátane poistného a príspevku do poisťovní, ak boli plánované v žiadosti o dotáciu. Technický a pomocný personál sa nezahŕňa medzi členov riešiteľského kolektívu v rámci riešenia výskumného projektu VEGA. Cestovné náhrady, výdavky spojené s ubytovaním a konferenčné výdavky súvisiace so služobnou cestou môžu byť použité len pre členov riešiteľského kolektívu. Nepriame režijné (prevádzkové) náklady, ak ich požaduje riešiteľská organizácia, môžu byť v rezorte školstva maximálne vo výške 15 %.
V súlade so zákonom č. 131/2002 Z. z. o vysokých školách a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov nedočerpané finančné prostriedky poskytnuté v danom roku je možné použiť aj v nasledujúcich kalendárnych rokoch do skončenia riešenia projektu, to znamená, že riešenie už bežiaceho projektu v rezorte školstva môže byť zabezpečované kontinuálne.
V prípade kontroly je nevyhnutné, aby boli k dispozícii finančné správy za každý rok ku všetkým financovaným projektom. Pri končiacich projektoch sa údaje vyplnené vo formulároch čerpania dotácie za jednotlivé roky automaticky preberú do záverečnej správy.
Záverečné správy projektov končiacich v roku 2022
Vedúci projektov, ktorých riešenie sa končí v roku 2022, elektronicky podávajú záverečnú správu za celé obdobie riešenia projektu v systéme e-VEGA do 25. 1. 2023 do 14.00 hod. a v tlačenej podobe zasielajú poštou iba potvrdenie o podaní záverečnej správy, ktoré musí byť opečiatkované a podpísané vedúcim projektu a príslušným funkcionárom vysokej školy. Toto potvrdenie (nie celá vytlačená správa) sa posiela na útvar koordinácie vedy a techniky na VŠ najneskôr do 30. 1. 2023 (rozhoduje dátum na poštovej pečiatke).
Pred podaním záverečnej správy treba v systéme mať uložené najskôr formuláre finančného čerpania za jednotlivé roky, z ktorých sa do záverečnej správy preberú údaje o finančnom zúčtovaní.
Jednotlivé publikované výstupy za celé obdobie riešenia projektu sa dokladujú k záverečnej správe iba elektronicky, keďže odborné komisie VEGA budú záverečné správy hodnotiť online. Poštou zaslané publikácie príslušná komisia VEGA nebude brať do úvahy. Vedúci projektu zodpovedá za vypracovanie záverečnej správy, po jej podaní nie je možné v systéme dodatočne dopĺňať chýbajúce údaje a prílohy.
V súlade so základnými dokumentmi VEGA pri nepodaní záverečnej správy je projekt vyhodnotený ako nesplnil ciele a takýto vedúci projektu nebude môcť predložiť žiadosť o dotáciu na nový projekt VEGA počas 2 rokov. Po kontrole a preukázaní konkrétneho pochybenia (napr. ak pri zúčtovaní neboli dodržané pravidlá a pokyny VEGA alebo došlo k finančnému zúčtovaniu položiek pri čerpaní dotácie, ktoré nesúvisia s riešením projektu, prípadne sa nepostupovalo podľa príslušnej projektovej dokumentácie v súlade so stanovenými cieľmi a úlohami, alebo sa zistia neoprávnené alebo neprimerané výdavky) môže MŠVVaŠ SR požiadať príslušnú vysokú školu o vrátenie dotácie alebo jej časti, ktorá bola poskytnutá na riešenie daného projektu. Podľa čl. 2 ods. 8 pravidiel VEGA nie je možné predĺženie schváleného obdobia riešenia projektov.
Nevyčerpané finančné prostriedky pri končiacom projekte VEGA, na ktorý bola verejnej vysokej škole pridelená dotácia v roku 2022, ich táto vysoká škola v nasledujúcom roku vracia MŠVVaŠ SR na depozitný účet s číslom účtu v tvare IBAN: SK68 8180 0000 0070 0006 3900 do termínu, ktorý MF SR stanoví na zúčtovanie finančných vzťahov so štátnym rozpočtom za rok 2022. Po tomto termíne je možnosť ich vrátenia už len na príjmový účet v tvare IBAN: SK94 8180 0000 0070 0006 3820. Ak by vysoká škola chcela nedočerpané finančné prostriedky končiacich projektov VEGA vrátiť ešte koncom tohto roka, v takom prípade ich prevádza do 30. 11. 2022 na výdavkový účet s číslom účtu v tvare IBAN: SK80 8180 0000 0070 0006 5236. Pri každom vrátení nevyčerpanej dotácie je vysoká škola povinná zaslať avízo sekcii rozpočtu MŠVVaŠ SR, pričom tieto finančné prostriedky sa vracajú výlučne prostredníctvom rektorátu príslušnej verejnej vysokej školy. Nevyčerpané finančné prostriedky sa nevracajú, ak ich suma nepresiahne 5 €. V prípade potreby sa vedúci projektu obracia na príslušné ekonomické pracovisko vysokej školy, ktoré je zodpovedné za zúčtovanie finančných prostriedkov určených na riešenie projektov VEGA.
Záverečnú správu musia predložiť aj vedúci riešitelia končiacich projektov zo súkromných vysokých škôl, ktorí boli v rozpise financovaných/riešených projektov v jednotlivých rokoch.
Upozornenie pre vedúcich projektov s geologickými úlohami:
Vedúci projektov, ktorí realizovali geologické práce (geologický výskum, geologický prieskum) v zmysle zákona č. 569/2007 Z. z. o geologických prácach (geologický zákon) v znení neskorších predpisov, sú povinní zabezpečiť vypracovanie záverečnej správy podľa § 15 geologického zákona a následne jej odovzdanie spolu s inou geologickou dokumentáciou súvisiacou s riešením konkrétneho projektu Štátnemu geologickému ústavu Dionýza Štúra v určenom rozsahu a v úprave na trvalé uchovanie a ďalšie využitie v zmysle geologického zákona a vyhlášky Ministerstva životného prostredia SR č. 51/2008 Z. z., ktorou sa vykonáva geologický zákon, v znení neskorších predpisov. Nevyhotovenie záverečnej správy o geologickej úlohe a rovnako neodovzdanie záverečnej správy je správnym deliktom podľa § 38 geologického zákona s právnymi následkami s tým spojenými.