V zmysle zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku vyplýva pre konečného prijímateľa/príjemcu pomoci (ďalej „KP/PP“) povinnosť povoliť a umožniť výkon auditu,
zmluvná strana KP/PP (RO/SORO) vopred písomne v dostatočnom časovom predstihu (20 pracovných dní) upovedomí KP/PP o výkone auditu, prípadne osobne ešte pred výkonom auditu preverí pripravenosť KP/PP na audit, oznámi KP/PP termín a rozsah výkonu auditu, akú dokumentáciu je potrebné pripraviť, koho prítomnosť z realizačného tímu je minimálne potrebná, počet účastníkov auditnej misie atď.,
KP/PP má v úvode auditu vedieť stručne informovať o tom, ako vznikla myšlienka vypracovať projekt a predložiť ho na RO/SORO, čoho sa projekt týka, aký je jeho cieľ, aké sú cieľové skupiny, kde sa projekt realizuje, aké sú očakávané indikátory, príp. aké sú dosiahnuté indikátory, aký má vplyv na rovnosť príležitostí, životné prostredie atď.,
Zástupcovia RO/SORO, platobného/certifikačného orgánu, orgánu zodpovedného za výkon min. 5 % kontroly/orgánu auditu majú právo zúčastniť sa na výkone auditu zo strany EK, za účelom zabezpečenia plynulého priebehu auditu, najmä čo sa týka zodpovedania otázok audítorov vo väzbe na systém riadenia a kontroly ŠF a KF aplikovaný v SR,
V deň výkonu auditu má KP povinnosť zabezpečiť vhodnú miestnosť za účelom výkonu auditu (kancelárske priestory súvisiace s administratívou projektu, resp. miestnosť súvisiacu s realizáciou projektu), prítomnosť zodpovedných pracovníkov participujúcich na projekte, najmä projektového manažéra a finančného manažéra, a to od začiatku výkonu auditu do jeho ukončenia (závisí od priebehu auditu, maximálne do 18,00 hod.), ako aj pripraviť všetku dokumentáciu týkajúcu sa vecnej a finančnej implementácie projektu (napr. žiadosť o poskytnutie NFP, zmluva o poskytnutí NFP vrátane autorizovaných poznámok a dodatkov k zmluve, žiadosti o platbu, podporná dokumentácia k žiadosti o platbu, proces a výsledky verejného obstarávania, prezenčné listiny, monitorovacie správy vrátane povinných príloh, hmatateľné výstupy projektu – publikácie, štúdie, fotodokumentáciu k realizovanému dielu atď.),
V deň výkonu auditu má KP/PP povinnosť zabezpečiť audítorom prístup na miesto realizácie projektu za účelom fyzického overenia dodaných tovarov, prác a služieb spolufinancovaných zo ŠF a KF,
KP/PP má povinnosť preukázať publicitu projektu,
Odporúča sa, aby KP/PP venoval požiadavkám audítorov náležitú pozornosť a priamo a presne zodpovedal na otázky (neodporúča sa komplikovať výkon auditu záležitosťami nesúvisiacimi s projektom alebo nad rámec projektu),
V rámci výkonu auditu sa audítor zameriava na logické vyznenie v cieľoch a výstupoch projektu (vecná implementácia) a následne ich prepojenie s realizovanými výdavkami (finančná implementácia), ako aj zaznamenanie účtovných prípadov v účtovníctve KP/PP, najmä však analytické vedenie účtovníctva na projekt,
KP/PP nesmie za žiadnych okolností znášať výdavky súvisiace so stravovaním auditnej misie – ,z praktických dôvodov je vhodné odporučiť účastníkom auditnej misie vhodné stravovacie zariadenie v najbližšom okolí,
KP/PP by mal mať na pamäti, že audítor nemôže byť arbitrom v rámci sporov alebo nejasností medzi KP/PP a RO/SORO/PO/OA, tieto musia byť komunikované na národnej úrovni a medzi zmluvnými partnermi.
