Kompletné zabezpečenie propagačných, technických a vizuálnych materiálov a služieb medzinárodnej konferencie „Slovenčina vo svete – súčasný stav a perspektíva

Výzva na prieskum trhu

podľa smernice č.4/2013 ktorá upravuje záväzné postupy pri obstaraní tovarov, služieb a prác, ktorá je vypracovaná v súlade so zákonom č.25/2006 Z.z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

1. Identifikácia verejného obstarávateľa:

Názov organizácie:                 Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu SR
Adresa organizácie:                Stromová 1, 813 30 Bratislava
IČO:                                       164 381
Štatutárny zástupca:             Doc. PhDr. Dušan Čaplovič, DrSc.
                                               minister školstva, vedy, výskumu a športu SR
Internetová adresa organizácie (URL): www.minedu.sk

Kontaktná osoba:                   Mgr. Věra Guthová
Telefón:                                  + 421/2/5937 4627
Fax:                                        + 421/2/5937 4626
E-mail:                                    vera.guthova@minedu.sk

2. Druh obstarávania:Zákazka s nízkou hodnotou - prieskum trhu na zabezpečenie služby.

3. Predmet zákazky:Kompletné zabezpečenie propagačných, technických a vizuálnych

materiálov a služieb medzinárodnej konferencie „Slovenčina vo svete – súčasný stav
a perspektíva“.

4. Opis predmetu zákazky:

Zabezpečiť pre Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu SR, propagačné, technické a vizuálne materiály medzinárodnej konferencie „Slovenčina vo svete – súčasný stav a perspektíva“, predpokladaný počet účastníkov konferencie je 150 osôb. Z prevažnej časti pôjde o zahraničných hostí, predstaviteľov krajanských spolkov z celého sveta. Konferencia sa bude konať v dňoch 22.10. – 25.10.2013 v Bratislave. V prílohe č. 2 tejto žiadosti o predloženie ponuky je pôdorys konferenčnej miestnosti, v ktorej sa konferencia uskutoční.
Služba predstavuje kompletné zabezpečenie propagačných, technických a vizuálnych materiálov a služieb medzinárodnej konferencie v určenom priestore podľa prílohy č. 2 tejto žiadosti o predloženie ponuky, počas celého konania konferencie a jej predbežného programu:
Program konferencie:

22.10.2013 príchod a ubytovanie účastníkov
23.10.2013 slávnostné otvorenie konferencie, panelová diskusia, odborné príspevky prihlásených hostí v konferenčnej miestnosti uvedenej v prílohe č. 2 (príspevky budú zasielané v elektronickej podobe)
24.10.2013 práca v dvoch samostatných odborných sekciách, ktoré sa uskutočnia v konferenčnej miestnosti uvedenej v prílohe č. 2.
25.10.2013 spoločný – hodnotiaci blok k záverom konferencie v miestnosti uvedenej v prílohe č. 2. Návrat účastníkov konferencie do domovských krajín.

Predmetom zákazky sa rozumie:
Kompletné zabezpečenie propagačných, technických a vizuálnych materiálov a služieb medzinárodnej konferencie pre 150 účastníkov:

architektonický projekt a vizuálny koncept konferencie, dizajn manuál, logo konferencie (bude súčasťou ponuky) – je doplnené aj v bode 7
zberanie elektronických dát do zborníka konferencie od účastníkov
grafická úprava, vyhotovenie, vydanie a distribúcia elektronického zborníka konferencie: rozsah bude stanovený na základe počtu zaslaných príspevkov účastníkov, ktorí si budú zodpovedať za obsah a jazykovú korektúru; zborník bude len v elektronickom prevedení a spracovaný ako interaktívny dokument, nahraný každému účastníkovi konferencie na USB kľúč.
zabezpečenie bannerov podľa navrhnutého konceptu a uvedeného programu konferencie (uchádzač spracuje tri návrhy – a verejný obstarávateľ odsúhlasí jeden)
veľkoplošný banner s potlačou (priehradová konštrukčná stena bez možnosti uchytenia so statickým posudkom), rozmer 7000 x 3200 mm
propagačné materiály pre účastníkov konferencie:
- folder formát A4 s piatimi priehradkami, (na poskytnuté materiály konferencie)
- brožúry o Slovensku 12 stran, rozmer 170 x 170 mm
- brožúry o Bratislave s 12 stran, rozmer 170 x 170 mm
- zápisník so špirálou, formát A4, 100 strán s linajkami, obálka zápisníka s označením loga konferencie a perom s označením konferencie
- USB kľúč na krk so šnúrkou, pamäť 4G s označením konferencie
zabezpečenie technického vybavenia konferencie:
- ID karta pre každého účastníka konferencie
- montáž/demontáž priehradovej konštrukčnej steny
- poskytnutie zariadenia press roomu – 5 notebookov pre novinárov a účastníkov konferencie
- montáž/demontáž press roomu s notebookmi
- poskytnutie dvoch dataprojektorov na prezentácie

S predmetom zákazky súvisí:
Včasné dodanie všetkých propagačných materiálov najmenej 7 dní pred konaním konferencie, ako aj dovoz, montáž a demontáž všetkých technických materiálov a zariadení pre potreby konferencie na miesto poskytovania predmetu zákazky podľa bodu 5.

5. Miesto realizácie zákazky: Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu SR, Sekcia medzinárodnej spolupráce, európskych záležitostí a celoživotného vzdelávania, Stromová 1, 813 30 Bratislava.

6. Podmienky financovania:

Zákazka sa bude financovať z finančných prostriedkov verejného obstarávateľa, zo štátneho rozpočtu – kapitoly MŠVVaŠ SR. Obstarávateľ neposkytuje preddavok, ani zálohovú platbu. S úspešným uchádzačom sa uzavrie zmluva na zabezpečenie služby.

7. Ponuka musí obsahovať:

- Vyplnený formulár uchádzača a uvedenie ceny za celkový predmet zákazky s bližšou špecifikáciou ceny podľa prílohy č. 1 tejto Výzvy na prieskum trhu.
- Architektonický projekt a vizuálny koncept konferencie, dizajn manuál, logo konferencie.
- Uchádzač uvedie minimálne 3 zákazky obdobného charakteru, ako je predmet zákazky, v minimálnej hodnote 10 000,- EUR bez DPH podľa § 28 ods.1 písm. a) zákona č. 25/2006 Z. z v platnom znení.
- Doklad ktorý oprávňuje uchádzača poskytovať službu – nie starší ako tri mesiace ku dňu predkladania ponúk. (bude sa akceptovať aj čestné prehlásenie?)
- Ponuka neobsahuje návrh zmluvy, ten bude požadovaný len od úspešného uchádzača.

8. Kritériá na hodnotenie ponúk: Najnižšia cena za celý predmet zákazky v EUR bez DPH.

9. Termín na predloženie ponuky: 11. júla 2013 do 12,00 hod., na adresu obstarávateľa podľa bodu 1., uviesť Odbor pre verejné obstarávanie. Výsledok bude oznámený všetkým uchádzačom, ktorí predložili ponuku.

10. Podmienky predloženia ponuky:

10.1 Ponuka sa predkladá v písomnej forme v štátnom jazyku t. j. v slovenskom jazyku.
10.2 Ponuku uchádzač zašle na adresu obstarávateľa podľa bodu 1 Výzvy na prieskum trhu v zalepenej obálke s heslom „ Medzinárodná konferencia – Slovenčina vo svete“ –
„ Súťaž - neotvárať“.
10.3 Ponuka musí obsahovať náležitosti podľa bodu 7. Výzvy na prieskum trhu.
10.4 Neumožňuje sa predložiť variantné riešenie.
10.4 Všetky náklady spojené s vypracovaním ponuky znáša uchádzač na vlastné náklady. Obstarávateľ si vyhradzuje právo na základe predložených ponúk v prieskume nevybrať ani jednu z ponúk a zrušiť súťaž.

Súbory na stiahnutie