Smernica č. 5/2012,
ktorou sa upravuje spracúvanie údajov v registri zamestnancov vysokých škôl
Gestorský útvar: sekcia  vysokých škôl; tel.: 0259374300 		        č.:2012-1861/3963:1-071

V znení o oznámení o oprave chyby zo 17. februára 2012.

Minister školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky v súlade s článkom  11 Organizačného poriadku Ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky (ďalej len „ministerstvo“) vydáva túto smernicu:
Čl. 1	
Predmet úpravy
Táto smernica upravuje podľa § 80b ods. 1 zákona č. 131/2002 Z. z. o vysokých školách a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov spôsob a termín poskytovania údajov do registra zamestnancov vysokých škôl vedeného ministerstvom (ďalej len „register zamestnancov“) a pravidlá spracúvania týchto údajov.
Čl. 2	
Vymedzenie poskytovaných údajov
(1)	Vysoká škola poskytuje ministerstvu údaje o svojich zamestnancoch, ktorí
a)	sú s vysokou školou v pracovnom pomere ako vysokoškolskí učitelia, výskumní pracovníci alebo umeleckí pracovníci (ďalej len „výskumný pracovník“) alebo
b)	vykonávajú mimo pracovného pomeru činnosti  vysokoškolského učiteľa alebo výskumného pracovníka.
(2)	Zahraničná vysoká škola poskytuje údaje len o zamestnancoch podľa odseku 1, ktorí svoju činnosť vykonávajú na území Slovenskej republiky.
Čl. 3	
Spôsob poskytovania údajov
(1)	Vysoká škola poskytuje ministerstvu údaje uložením komprimovaného súboru vo formáte zip na portál registra zamestnancov.
(2)	Adresu sídla portálu registra zamestnancov alebo jej zmenu oznámi ministerstvo vysokej škole písomne; ak ide o novú vysokú školu, oznámi ministerstvo vysokej škole aj postup získania prístupu na portál registra zamestnancov poverenými osobami vysokej školy.
(3)	Súbor je vo formáte xml, ktorého xsd schéma sa sprístupňuje prostredníctvom portálu registra zamestnancov.
(4)	Údaje sa poskytujú prostredníctvom entít: Employee, Employment a Guarantee.
(5)	Úprava xsd schémy sa spravidla oznamuje najmenej tri mesiace pred účinnosťou zmeny.
(6)	Vysoká škola môže poskytovať údaje do registra zamestnancov aj prostredníctvom webových služieb priamo zo svojho informačného systému. Podrobnosti sa upravia v dohode medzi ministerstvom a vysokou školou.
(7)	Sprostredkovateľ údajov registra zamestnancov môže so súhlasom ministerstva umožniť aj ďalšie formy poskytovania a aktualizácie údajov.
Čl. 4	
Entita Employee
(1)	Údaje o zamestnancovi vysokej školy sa poskytujú v entite Employee (v preklade zamestnanec), ktorá má nasledujúcu štruktúru:
Názov	XML node NAME	poznámka	Typ hodnoty	
Meno	GivenName	povinné	reťazec	
Priezvisko	FamilyName	povinné	reťazec	
Rodné číslo	BirthNumber 	povinné v prípade občanov SR	celé číslo, 9 alebo 10 číslic bez medzery alebo lomítka	
Pohlavie	Sex	povinné	číselník pohlavie	
Štátne občianstvo	Nationality	povinné	číselník Krajiny OSN	
Dátum narodenia	DateOfBirth	povinné, ak nejde o občana SR	yyyy-mm-dd	
Miesto narodenia	PlaceOfBirth	povinné	číselník - obce	
VedPedTit	DegreePedagogicalAcademic 		reťazec	
Akad.Titul	DegreeMaster		reťazec	
Ved.Hodn	DegreeDoctor		reťazec	
Os. číslo	PersonalIdentificationNumber 		reťazec	
Ulica pobytu TP	StreetNamePA	TP	reťazec	
Ulica súpisné číslo TP	PropertyRegistrationNumberPA		reťazec	
Ulica orientačné číslo TP	BuildingNumberPA		reťazec	
Obec pobytu TP	MunicipalityPA	TP	číselník - obce	
Časť obce pobytu	DistrictPA		reťazec	
Okres pobytu TP	CountyPA		číselník - okresy	
PSČ TP	PostalCodePA	TP	hodnota bez medzery	
Štát TP	CountryPA	TP	číselník Krajiny OSN	
Ulica pobytu SR	StreetNameSR	SR	reťazec	
Ulica súpisné číslo SR	PropertyRegistrationNumberSR		reťazec	
Ulica orientačné číslo SR	BuildingNumberSR		reťazec	
Obec pobytu SR	MunicipalitySR	SR	číselník - obce	
PSČ pobytu SR	PostalCodeSR	SR	hodnota bez medzery	
Dátum získania údajov	DateOFGettingData	povinné	yyyy-mm-dd	
PRACOVNY POMER	Employment	povinné		
GARANTOVANIE	Guarantee			

(2)	Položka Rodné číslo je povinná, ak má zamestnanec  pridelené slovenské rodné číslo; obvykle občan SR.
(3)	Položka Dátum narodenia je povinná len v prípade zamestnancov, ktorí nie sú občanmi SR.
(4)	Položka Miesto narodenia sa uvádza z číselníka obcí. V prípade, že zamestnanec má rodisko v obci, ktorá nie je aktuálne v číselníku, je potrebné požiadať správcu číselníka o doplnenie číselníka o novú položku. Používajú sa názvy platné v čase narodenia.
(5)	V položke VedPedTit sa uvádza skratka vedecko-pedagogického alebo umelecko-pedagogického titulu „prof.“ alebo „doc.“, ak je zamestnanec jeho držiteľom. V prípade, že táto kvalifikácia bola získaná v zahraničí, uvádza sa titul (alebo skratka) získaný v zahraničí. Inak zostáva položka prázdna.
(6)	V položke Akad.Titul sa uvádza skratka akademického titulu alebo akademických titulov, ktorých je zamestnanec držiteľom, napr.  Mgr., Ing. RNDr., a pod.
(7)	V položke Ved.Hodn sa uvádza vedecká hodnosť, alebo akademický titul za vysokoškolské vzdelanie tretieho stupňa, a to CSc., DrSc., ArtD. alebo PhD. V prípade zamestnanca, ktorý získal vysokoškolské vzdelanie tretieho stupňa v zahraničí, uvádza sa titul (alebo jeho skratka) tak, ako bol udelený v zahraničí.
(8)	V položke Os.číslo sa môže uviesť osobné číslo zamestnanca, podľa informačného systému vysokej školy. Položka je nepovinná.
(9)	Skratka TP sa vzťahuje na povinné položky, v ktorých sa uvádzajú detaily o trvalom pobyte zamestnanca. Skratka SR sa vzťahuje na položky, v ktorých sa uvádza miesto pobytu v SR v prípade zamestnancov – cudzincov.
(10)	Obsah ostatných položiek vyplýva z ich názvu.
(11)	Hodnoty položiek sa poskytujú tak, ako sú platné v posledný deň obdobia, za ktoré sa poskytujú.
Čl. 5	
Entita Employment
(1)	Entita Employment (v preklade pracovný pomer) má nasledujúcu štruktúru:
Názov	XML node NAME	Typ hodnoty	Relácia k číselníku	
Súčasť vysokej školy	Workplace		C_fakulty/C_vysoke_skoly	
ZamPo	Type		C_ZamPo	
OkrPR	Subtype		C_OkrPr	
Začiatok	BeginDate	yyyy-mm-dd		
Koniec	EndDate	yyyy-mm-dd)		
Pod.prDoby	Ratio	reálne číslo na dve desatinné miesta, kladné		
Dohodár	PerformanceContract	boolean		
 
(2)	Pri jednom zamestnancovi sa uvedie toľko pracovných pomerov, koľko pracovných pomerov zaznamenávaných do registra zamestnancov má zamestnanec s vysokou školou za vykazované obdobie. Samostatne sa uvádzajú aj jednotlivé dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru.
(3)	V položke Súčasť vysokej školy sa v prípade zamestnancov, ktorí sú na výkon prác zaradení na niektorú fakultu, uvádza identifikačné číslo príslušnej fakulty, inak sa uvádza identifikačné číslo vysokej školy podľa zodpovedajúceho číselníka.
(4)	V položke ZamPo sa uvádza funkcia, v ktorej pôsobí vysokoškolský učiteľ, konkretizácia činností výskumného pracovníka alebo predmetu dohody o vykonávaní činností mimo pracovného pomeru.
(5)	V položke OkrPR sa uvádza kvalifikácia zamestnanca podľa článku 7 odseku 2.
(6)	V položke Začiatok sa uvedie dátum, od ktorého sú údaje platné. Obvykle ide o deň vzniku pracovného pomeru. V prípade, že nastane zmena, ktorá má vplyv na údaje o pracovnom pomere (napr. zmena v položke OkrPR, alebo v položke Pod.prDoby), uvedie sa v položke Koniec dátum, do ktorého platili predchádzajúce údaje, vytvorí sa nová entita pracovného pomeru so začiatkom platnosti nových údajov (štandardne s dátumom nasledujúcom po dátume konca platnosti údajov). Koniec platnosti údajov, resp. skončenie pracovného pomeru sa uvedie aj v prípade, ak bol nový pracovný pomer uzatvorený od nasledujúceho dňa na tú istú funkciu a tej istej súčasti vysokej školy.
(7)	V položke Pod.prDoby sa uvádza podiel pracovného času zamestnanca na ustanovenom týždennom pracovnom čase.  Napríklad, ak zamestnanec pracuje týždenne 20 hodín a ustanovený týždenný pracovný čas je 37,5 hodín, uvedie sa podiel 53,33. Hodnota sa uvádza na dve desatinné miesta. Podiel sa prenásobí hodnotou 100. Ak má zamestnanec viac pracovných pomerov (napr. na 50 % je zamestnaný ako  administratívny zamestnanec a na 50 % je zamestnaný ako vysokoškolský učiteľ), uvádza sa len podiel príslušného pracovného pomeru (pripadajúceho na danú entitu), ktorý sa zaznamenáva v registri zamestnancov, v uvedenom prípade 50,00, zodpovedajúci podielu pracovného pomeru vysokoškolského učiteľa. Obdobne sa postupuje, ak  zamestnanec vykonáva prácu v rôznych funkciách (napr. na jednej fakulte je vo funkcii odborného asistenta a na druhej fakulte vo funkcii docenta), čo sa zaznamená v dvoch samostatných entitách.
(8)	V prípade zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru, sa podiel pracovného času zamestnanca určí ako súčin podielu sedem a počtu kalendárnych dní, počas ktorých sa má práca vykonávať, a podielu počtu hodín dohodnutej práce a ustanoveného týždenného pracovného času zamestnancov vysokej školy.) Súčin sa vynásobí hodnotou 100 a zaokrúhli na dve desatinné miesta.
(9)	V položke Dohodár sa uvedie hodnota true (pravda), ak ide o dohodu o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru, inak sa uvedie hodnota false (nepravda).
(10)	Ak došlo od predchádzajúceho poskytovania údajov k zmene hodnoty položky Súčasť vysokej školy, ZamPo, OkrPR alebo Pod.prDoby zaznamená sa to tak, akoby došlo ku skončeniu pracovného pomeru a k začatiu nového pracovného pomeru, pričom v položke Koniec sa uvedie dátum dňa, ktorý bol posledným dňom platnosti predchádzajúcich hodnôt položiek a v položke Začiatok sa uvedie dátum dňa, od ktorého platili nové hodnoty uvedených položiek.
(11)	Okrem položky Koniec sú položky povinné.
Čl. 6	
Entita Guarantee
(1)	Entita Guarantee (v preklade garantovanie) má nasledujúcu štruktúru:
Názov	XML node NAME	Typ hodnoty	Relácia k číselníku	
Typ garantovania	Type		C_garantovanie	
Id_program	StudyProgram		C_programy	
Začiatok	BeginDate	yyyy-mm-dd		
Koniec	EndDate	yyyy-mm-dd1)		

(2)	Entita Guarantee sa vypĺňa v prípade vysokoškolských učiteľov, ktorí sú garantmi alebo spolugarantmi študijného programu, v zmysle chápania kritérií používaných Akreditačnou komisiou pri posudzovaní spôsobilosti vysokej školy uskutočňovať študijný program a udeľovať jeho absolventom zodpovedajúci akademický titul.
(3)	Jeden vysokoškolský učiteľ môže garantovať viac študijných programov, čo sa uvedie v samostatných entitách Guarantee k príslušnému zamestnancovi. Položka Typ garantovania sa uvedie podľa číselníka v článku 7 odseku 4.
(4)	V položke Id_program sa uvedie kód študijného programu podľa číselníka programov používaného na účely centrálneho registra študentov.
(5)	Položky Začiatok a Koniec určujú od kedy a do kedy sa príslušný zamestnanec podieľa na garantovaní študijného programu. Začiatok garantovania nie je naviazaný na posúdenie/vyjadrenie Akreditačnou komisiou (ani v prípade zmeny na pozícii garanta).
(6)	Okrem položky Koniec sú všetky položky povinné.
(7)	Zahraničné vysoké školy entitu Guarantee nepoužívajú.
Čl. 7	
Osobitné číselníky registra zamestnancov
(1)	Číselník C_ZamPo charakterizuje zaradenie vysokoškolského učiteľa do funkcie alebo typ vykonávanej činnosti a má nasledujúce hodnoty:
hodnota	význam	
1H	Hosťujúci profesor	
1P	Profesor	
2D	Docent	
3O	Odborný asistent	
4A	Asistent	
5L	Lektor	
6P	Výskumný pracovník - pomocný personál	
6T	Výskumný pracovník - technik	
6V	Výskumný pracovník - výskumník	
9U	Zamestnanec vykonávajúci činnosti VŠ učiteľa mimo prac. pomeru	
9V	Zamestnanec vykonávajúci činnosti výskum. pracovníka mimo prac. pomeru	
ZU	Vysokoškolský učiteľ v pracovnom pomere zahraničnej vysokej školy	
ZV	Výskumný pracovník v pracovnom pomere zahraničnej vysokej školy	

(2)	Číselník C_OkrPr bližšie určuje kvalifikáciu zamestnanca pri zastávanej funkcii a má nasledujúce hodnoty:
hodnota	význam	
10	s titulom profesor a s DrSc.	
11	s titulom profesor a s vysokoškolským vzdelaním tretieho stupňa	
12	s titulom profesor, bez vysokoškolského vzdelania tretieho stupňa	
20	s titulom docent a DrSc.	
21	s titulom docent a vysokoškolským vzdelaním tretieho stupňa	
22	s titulom docent, bez vysokoškolského vzdelania tretieho stupňa	
30	s titulom DrSc.	
31	s vysokoškolským vzdelaním tretieho stupňa	
32	s vysokoškolským vzdelaním druhého stupňa	
33	s vysokoškolským vzdelaním prvého stupňa	
99	bez vysokoškolského vzdelania	

(3)	Z číselníka C_OkrPr sa uvádza najnižšia hodnota, ktorú zamestnanec z hľadiska kvalifikácie spĺňa.
(4)	Číselník c_garantovanie_typ má nasledujúce hodnoty:
hodnota 	význam	
10	garant ŠP 1. stupňa	
11	spolugarant ŠP 1. stupňa	
20	garant ŠP 2. stupňa	
21	spolugarant ŠP 2. stupňa	
30	garant ŠP 3. stupňa	
31	spolugarant ŠP 3. stupňa	
40	garant ŠP spojeného	
41	spolugarant ŠP spojeného	

(5)	Spolugaranti v prípade študijných programov prvého a druhého stupňa sa používajú len v prípade učiteľských študijných programov a študijných programov v študijnom odbore prekladateľstvo a tlmočníctvo.
Čl. 8	
Periodicita aktualizácie
(1)	Poverený pracovník vysokej školy, ak nie je zabezpečená automatická aktualizácia údajov medzi informačným systémom vysokej školy a registrom zamestnancov, poskytne aktualizáciu údajov za predchádzajúci štvrťrok kalendárneho roka vždy do 14 kalendárnych dní nasledujúceho štvrťroka.
(2)	Poskytnutá dávka obsahuje informácie o všetkých zamestnancoch vysokej školy, ktorých pracovný pomer trval najmenej jeden deň počas štvrťroka, za ktorý sa dávka poskytuje, alebo ktorí vykonávali prácu mimo pracovného pomeru najmenej jeden deň počas štvrťroka, za ktorý sa dávka poskytuje.
(3)	Poverený pracovník má v lehote podľa odseku 1 možnosť vrátiť zmeny vykonané naposledy uloženou dávkou, a to do prvej dávky uloženej v lehote podľa odseku 1.
Čl. 9	
Overovacie pravidlá
(1)	Pri každom zamestnancovi je najmenej jeden pracovný pomer.
(2)	Pracovný pomer alebo práca mimo pracovného pomeru začali skôr ako skončili.
(3)	Informácia o garantovaní je možná, len ak v čase garantovania je hodnota ZamPo 1P alebo 2D.
(4)	Garantovaný študijný program musí byť študijným programom príslušnej vysokej školy.
(5)	Dávka obsahuje údaje o všetkých zamestnancoch, ktorých pracovný pomer alebo dohoda o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru podľa údajov poskytnutých v dávke za predchádzajúci štvrťrok neskončili v predchádzajúcom štvrťroku a to tak, že všetky hodnoty v entite Employment, okrem hodnoty položky Koniec, sú rovnaké.
(6)	Dátumy uvedené v entite Employment a Guarantee v položkách Začiatok a Koniec sú zo štvrťroka, za ktorý sa poskytujú údaje, ak príslušná entita nebola súčasťou už predchádzajúcej dávky, keď sa hodnota položky Začiatok zachováva.
(7)	Začiatok garantovania študijného programu musí byť neskôr ako je začiatok akreditácie študijného programu.
(8)	Ak položka Dohodár je pravda, tak položka ZamPo môže mať len hodnotu 9U alebo 9V.
(9)	Ak položka ZamPo nemá hodnotu 9U alebo 9V, tak položka Dohodár je nepravda.
(10)	Položka ZamPo môže mať hodnotu ZU a ZV len ak ide o zahraničnú vysokú školu.
(11)	Ak dávka nesplní overovacie pravidlá, vypíše sa zoznam chýb poverenej osobe prostredníctvom portálu registra zamestnancov a údaje z chybnej dávky sa do registra zamestnancov neuložia.
Čl. 10	
Poverené osoby a riadenie prístupových práv
(1)	Ministerstvo sprístupni údaje v registri zamestnancov najviac dvom povereným zamestnancom vysokej školy.
(2)	Na riadenie prístupových práv používateľov – zamestnancov vysokých škôl a zamestnancov  sprostredkovateľa registra zamestnancov sa nevzťahuje  vnútorný akt riadenia ministerstva.)
(3)	Vysoká škola informuje o poverených osobách v rozsahu meno, priezvisko, e-mailový kontakt a telefónne číslo na príjem SMS, ako aj o zmenách poverených osôb sekciu informatiky ministerstva.
(4)	Súčasťou informácie podľa odseku 3 je aj vyhlásenie vysokej školy, že o prípadnom skončení pracovného pomeru poverenej osoby, bude bezodkladne informovať sekciu informatiky ministerstva.
(5)	Súčasťou informácie podľa odseku 3 je aj vyhlásenie poverenej osoby, že sa zaväzuje pri spracúvaní osobných údajov v registri zamestnancov postupovať v súlade so zákonom č. 428/2002 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov. 
(6)	Vzor vyhlásení podľa odsekov 4 a 5 je sprístupnený na portáli registra zamestnancov a na požiadanie sa poskytne vysokej škole aj iným spôsobom.
(7)	Sekcia informatiky ministerstva zabezpečí vytvorenie prístupov na portál registra zamestnancov a vykonanie potvrdí zaslaním SMS správy poverenej osobe, ktorej súčasťou bude prvotné prístupové heslo. Žiadosť o zrušenie predchádzajúcich prístupov sa vykonáva bezodkladne.
(8)	Po prvom prihlásení na portál registra zamestnancov sa vyžaduje, aby používateľ zmenil prístupové heslo. To platí aj v prípade, že používateľovi na základe jeho žiadosti bolo vygenerované nové prístupové heslo.
(9)	Poverený pracovník ministerstva deaktivuje prístup poverenej osoby vysokej školy, ak sú pochybnosti o splnení podmienok na udelenie prístupu, a vyžiada od vysokej školy podanie informácie podľa odseku 3.
(10)	Riadenie prístupových práv používateľov – zamestnancov sprostredkovateľa registra zamestnancov sa upraví v dohode so sprostredkovateľom.
(11)	Zoznam používateľov registra zamestnancov sa vedie výhradne v elektronickej forme evidenciou v rámci portálu registra zamestnancov.
(12)	Na riadenie prístupových práv používateľov – zamestnancov ministerstva a zamestnancov ministerstiev, v ktorých pôsobnosti sú štátne vysoké školy, sa vzťahuje  vnútorný akt riadenia ministerstva.3)
(13)	Poverení zamestnanci ministerstva sú povinní pri spracúvaní osobných údajov v registri zamestnancov dodržiavať smernicu ministerstva o ochrane osobných údajov.)
Čl. 11	
Reporty a poskytovanie informácii
(1)	Požiadavky na reporty z registra zamestnancov a pravidlá prístupov k nim schvaľuje sekcia vysokých škôl.
(2)	Údaje z registra zamestnancov sa poskytujú Akreditačnej komisii prostredníctvom sekretariátu Akreditačnej komisie. Údaje sa poskytujú prostredníctvom prístupu povereného zamestnanca ministerstva – sekretariátu Akreditačnej komisie.
Čl. 12	
Zabezpečenie bezpečnosti IS
Prevádzkovanie registra zamestnancov sa riadi Politikou informačnej bezpečnosti ministerstva. Vymedzenie rozsahu a spôsobu technických, organizačných a personálnych opatrení na eliminovanie a minimalizovanie hrozieb z hľadiska možnosti narušenia jeho bezpečnosti, spoľahlivosti, funkčnosti a ochrany osobných údajov určuje bezpečnostný projekt. Za jeho aktualizáciu zodpovedá koordinátor dohľadu v spolupráci so sekciou informatiky, sekciou vysokých škôl a  sprostredkovateľom registra zamestnancov. 
Čl. 13	
Prechodné ustanovenie
(1)	Vysoké školy poskytnú údaje o svojich zamestnancoch podľa smernice za posledný štvrťrok 2011 do 15. marca 2012.
(2)	Položka ID_program v entite Guarantee je do 31. augusta 2012 nepovinná.
Čl. 14	
Účinnosť
Táto smernica nadobúda účinnosť 15. februára 2012.

minister

Obsah
Smernica č. 5/2012, ktorou sa upravuje spracúvanie údajov v registri zamestnancov vysokých škôl
Čl. 1	Predmet úpravy
Čl. 2	Vymedzenie poskytovaných údajov
Čl. 3	Spôsob poskytovania údajov
Čl. 4	Entita Employee
Čl. 5	Entita Employment
Čl. 6	Entita Guarantee
Čl. 7	Osobitné číselníky registra zamestnancov
Čl. 8	Periodicita aktualizácie
Čl. 9	Overovacie pravidlá
Čl. 10	Poverené osoby a riadenie prístupových práv
Čl. 11	Reporty a poskytovanie informácii
Čl. 12	Zabezpečenie bezpečnosti IS
Čl. 13	Prechodné ustanovenie
Čl. 14	Účinnosť
Obsah