Centrum vedecko-technických informácií SR
               	Lamačská cesta 8/A, 811 04 Bratislava

SPRÁVA ZO ZAHRANIČNEJ PRACOVNEJ CESTY

1.  Účastník ZPC:
meno, priezvisko, tituly, názov pracoviska s adresou, pracovné  zaradenie, funkcia, znalosť jazykov
Tomáš Fiala, Mgr., CVTI SR –Lamačská cesta 8/A, Bratislava, 81104, Odbor akvizície a spracovania / Oddelenie digitalizácie, repozitárov a archivácie, odborný pracovník, anglicky, nemecky
Alojz Androvič, Ing., PhD. CVTI SR –Lamačská cesta 8/A, Bratislava, 81104, Odbor akvizície a spracovania, repozitárov a archivácie /  Oddelenie digitalizácie, repozitárov a archivácie, odborný pracovník, anglicky, nemecky
2.  Zahraničná pracovná cesta:
štát, mesto, vykonaná v dňoch, názov prijímajúcej organizácie  s adresou, účel cesty, spôsob jej financovania (cestovné,  pobytové náklady, iné výdavky)
Poľsko, 17.11.2019 – 20.11.2019, Univerzitná knižnica Toruń, EODOPEN : Kick-off meeting, EODOPEN.
3.  Rámcový program pobytu:
dátum, hodina, navštívené zahraničné organizácie, mená a  funkcie kontaktovaných zahraničných partnerov, kontaktné  adresy
18.11.2019	
20:00 		Uvítací spoločenský večer, Nicolaus Hotel, Ducha Świętego 14 – 16, Toruń. 
19.11.2019	Kick-off meeting medzinárodného projektu EODOPEN (Univerzitná knižnica Toruń)
09:00 – 09:05	Privítanie ; Krzysztof Nierzwicki – University Library in Torun
09:05 – 09:30	Úvodné slovo ; Silvia Gstrein – University of Innsbruck
09:30 – 09:50	Predstavenie účastníkov – všetci
09:50 – 10:30	Prehľad projektu a projektový manažment ; Silvia Gstrein – University of Innsbruck
10:30 – 11:00	Prestávka
11:00 – 11:45	Reporting a financie ; Silvia Gstrein – University of Innsbruck. 
11:45 – 12:30	Projektová diseminácia ; Liisi Lembinen, University of Tartu
12:30 – 13:30	Obed a exkurzia
13:30 – 15:00	Rozdelenie do skupín a práca v skupinách WP2, WP4, WP5, WP6 a WP7
15:00 – 15:30	Prestávka na kávu
15:30 – 16:45	Spoločná prezentácia výsledkov práce pracovných skupín a diskusia
16:45 – 17:00	Záverečné zhrnutie, oznámenie termínu ďalšieho stretnutia a rozlúčka
17:00 		Oficiálny koniec projektového stretnutia
4.  Stručný priebeh rokovaní, resp. študijného pobytu:
chronologicky podľa bodu 3 - obsah a výsledky rokovania, v prípade študijnej cesty - charakteristika a výsledky študovanej problematiky, získané poznatky a uplatnenie poznatkov z predchádzajúcich ciest
18.11.2019
Uvítací spoločenský večer poskytol priestor na privítanie účastníkov a neformálne pracovné diskusie. Tento večer vytvoril spojnicu medzi novými projektovými partnermi a partnermi, ktorí na spoločných projektoch v rámci  skupiny EOD už spolupracovali v minulosti. Uvoľnenejšia atmosféra vytvorila ideálne predpoklady na oficiálne rokovanie, ktoré sa uskutočnilo na druhý deň.

19.11.2019
Na začiatok pracovného stretnutia nás privítali zástupcovia organizátorov, ktorí nám v krátkosti predstavili univerzitu a medzinárodné a národné projekty univerzitnej knižnice. Po úvodnom slove hostiteľov vystúpila s príspevkom Dr. Silvia Gstrein (hlavná koordinátorka projektu) s krátkym úvodným príhovorom a predstavením projektových pracovníkov na univerzite v Innsbrucku. Po krátkom predstavení účastníkov pokračovala prezentácia Dr. Silvie Gstrein, ktorá zhodnotila minulé projekty a zároveň nás rámcovo oboznámila s priebehom projektu a jeho realizáciou, svoje závery obohatila s čerstvými informáciami získanými počas školenia koordinátorov v Bruseli. Akcia pokračovala ďalšou prezentáciou Eleny Spiria-Mironov z Univerzitnej knižnice Tartu, ktorá sa zaoberala projektovou aktivitou „WP 2 Audience development, communication and dissemination“. Cieľom prezentácie bolo upriamiť zreteľ účastníkov na PR a marketing projektu a nutné plnenie marketingových merateľných ukazovateľov. Nasledovalo rozdelenie do skupín a práca na jednotlivých pracovných projektových balíkov WP 4, WP 5, WP 6, WP 7.  Závery z práce v skupinách boli následne vyhodnotené a prezentované lídrami jednotlivých pracovných projektových balíkov, v nich sa prezentoval krátkodobý i dlhodobý plán aktivít, potrieb, pracovných rozvrhov a spôsobov realizácie jednotlivých aktivít. Prezentácie jednotlivých lídrov projektových pracovných balíkov sú k dispozícií v rámci projektovej dokumentácie. Po krátkej diskusií bolo stretnutie hlavnou koordinátorkou ukončené a vyhodnotené ako úspešné. Zároveň sa ohlásil ďalší termín projektového stretnutia, ktoré sa uskutoční 14.05.2020 – 15.05.2020 v Olomouci.
5.  Odporúčané závery:
navrhované opatrenia, prípadne úlohy pre vlastný útvar, alebo iné útvary MŠVVŠ SR. Opatrenia na využitie získaných poznatkov zo ZPC s termínmi a uvedením pracovníka, zodpovedného za ich  realizáciu.
V rámci správneho rozvrhnutia plánu projektu je potrebné brať na zreteľ najmä nasledujúce informácie :
-	prvé finančné prostriedky budú poukázané na účet CVTI SR v decembri 2019, pričom pôjde o 40 percent finančných prostriedkov z dotácie Európskej komisie,

o	ďalších 40 percent finančných prostriedkov môžeme dostať za rok, avšak s podmienkou vyčerpania predchádzajúcej dotácie,

o	posledné finančné prostriedky (20 percent) budú dodané po schválení záverečnej správy.

-	na ďalšom stretnutí projektových partnerov v Olomouci budeme hlasovať o predĺžení projektu o jeden rok (bez nároku na zvýšené financovanie).

-	v rámci realizácie projektu bude potrebné zdigitalizovať a zverejniť na spoločnom portály diela z 20 a 21 storočia, pričom ich výber musí byť zrealizovaný ľubovoľnou komunitou používateľov.

-	jednou z projektových úloh bude aj tvorba odporúčaní a štandardov pre digitalizovaný obsah určený pre nevidiacich a slabozrakých.

-	medzi ďalšie aktivity bude patriť vývoj metodiky a nástroja na zisťovanie copyrightu k obchodne nedostupným dielam a realizácia spoločného portálu pre digitalizované knihy.

-	finančné aj vecné reportovanie bude prebiehať polročne :

o	nasledujúci report aktivít bude 30.04.2020

-	finančný audit bude realizovaný projektovým koordinátorom v Innsbrucku :

o	bude nutné všetky dokumenty k projektu mať aj v anglickom jazyku (vrátane pracovných zmlúv), zároveň bude nutné priebežne koordinátorovi odovzdávať kópie ekonomickej agendy (výplatné pásky, potvrdenia a ročnom príjme, podklady k vyúčtovaniu služobných ciest a pod.)

o	mesačné výkazy práce : 

•	ak pracovník nebude na 100 percent na projekte – bude nutné vykázať aj ďalší pracovný čas.

o	v súvislosti s projektom bude potrebné dodať kópie všetkých faktúr s označením „Copy of original“

-	v rámci prvého roka projektu je každý projektový partner povinný zorganizovať 4 akcie na miestnej, lokálnej, alebo národnej úrovni (konzultácie, online diskusie, prednášky na seminároch, tréningy a meetingy).

V súčasnej iniciačnej fáze je nutné interne naplánovať finančnú, odbornú a personálnu stránku realizácie projektu na ďalších 5 rokov.

6.   Prehľad prinesenej dokumentácie a miesto jej uloženia

7.   Osobitne vyhodnotený očakávaný prínos ZPC

8.   Spôsob zverejnenia výsledkov ZPC, prenos získaných informácií
podľa charakteru a potreby

Súhlasím so zverejnením správy na internete

Správu vypracoval:	Tomáš Fiala
			Alojz Androvič

Dátum: 22.11.2019

Správu schválil:  prof. RNDr. Ján TURŇA, CSc., generálny riaditeľ