Správa zo zahraničnej pracovnej cesty 
1.  Účastník ZPC:
prof. RNDr. Pavol Sovák, CSc., UPJŠ v Košiciach, Prírodovedecká fakulta, Šrobárova 2, Košice, Slovenská republika, 
Predseda Komisie pre koordináciu aktivít SR v ESFRI projektoch orientovaných na materiály, fyzikálne vedy, s aplikačným potenciálom v biologických a medicínskych vedách, v chemických vedách a IT, delegát SR v Rade European XFEL GmbH v Hamburgu, delegát SR v AFC XFEL.
Znalosť jazykov:  anglicky – aktívne, poľsky – aktívne,  rusky – pasívne.  
Ing. Karel Saksl, DrSc., delegát SR v Rade European XFEL GmbH v Hamburgu, vedecký tajomník Komisie pre koordináciu aktivít SR v ESFRI projektoch orientovaných na materiály, fyzikálne vedy, s aplikačným potenciálom v biologických a medicínskych vedách, delegát SR v Rade E-XFEL GmbH, delegát SR v konzorciách užívateľov XFEL: SFX a XBI.
Znalosť jazykov:  anglicky – aktívne, nemecky – pasívne,  rusky – pasívne.  
2.  Zahraničná pracovná cesta:
Nemecká spolková republika, Hamburg, 22.11. – 24.11.2016, European XFEL GmbH, Holzkoppel 4, 22869 Schenefeld, Germany.
Účasť na 23.zasadnutí Rady European XFEL GmbH (E-XFEL Council)

Rámcový program pobytu:

Day 1 Wednesday, 23 November 2016 (at XHQ)
Session: 13:30 to 19:00; 

Item 							Type 		No. 		Presenter
1 Adoption of the agenda 				Decision 	16-45 		Council Chair
2 Minutes and matters arising
   a Minutes of the 22nd meeting 				Decision 	16-46 		Secretary
   b Matters arising 					Information 	16-47 		Secretary
3 Reports
   a By the Chair of the Council 				Information N/A 		Council Chair
   b By the Management Board (incl. annual equal 
    opportunities report)					Information 	16-48 		M. Altarelli,C. Burger
   c By the Chair of the AFC 				Information 	16-49 		AFC Chair
   d By the Chair of the MAC 				Information 	16-50 		MAC Chair
   e By the Chair of the SAC 				Information 	16-51 		SAC Chair
4 Project status and risks
   a Project status report (incl. status of LINAC installation)Information 	16-52 		M. Altarelli,C. Burger
   b Corporate risk report 				Information 	16-53 		M. Altarelli
5 Legal matters
   a Intended accession of UK as Shareholder		Information/Decision 16-54 	C. Burger
   b Intended accession of Spain as Scientific Associate	Information 	16-55 		C. Burger
   c Operation Agreement with DESY 			Decision 	16-56 		C. Burger
   d User Consortia Agreements 			Decision 	16-57 		C. Burger
6 Financial matters
   a Report on the financial situation of	the European 
     XFEL GmbH						Information 	16-58 		C. Burger
   b Budget 2016: Forecast Information 16-59 C. Burger
   c Budget 2017 (incl. overall and medium-term financial 
      estimates,commitments above 1 M€)		Decision 	16-59		C Burger

Day 2 Thursday, 24 November 2016 (at DESY)
Visit of Vice-Premier of the People's Republic of China, Dr. Liu Yandong: approx. 9:00 to 10:30
Session: 11:00 to 15:00; 
Item 							Type 		No. 		Presenter
6 Financial matters
   d Appointment of year-end auditor 			Decision 	16-61 		C. Burger
   e Interim report by the Working Groupon the 
      operation cost estimate				Information	 N/A 		Council Chair
   f Repartition scheme of operation
     costs during transition period			Decision 	16-62 		C. Burger
  g Update on VAT status of the Company		Information 	16-63 		C. Burger
7 Personnel matters
   a (Re-)Appointments of Directors (closed session)	Information/Discussion  16-64 Council Chair
   b Permanent guest status at Councilmeetings for 
      the President of the Helmholtz Association		Decision 	16-65		Germandelegation
8 Operation phase related matters
    Overview of User Policy 				Information 	16-66 		T. Tschentscher
9 In-kind contributions
   Update on in-kind contributions 			Information 	16-67 		M. Altarelli
10 Any other businessl

4.  Stručný priebeh rokovania:

23. zasadnutie "the European XFEL Council" sa po uskutočnilo v novej centrálnej budove XFEL v Shenefelde. Druhý deň rokovania bol v DESY
Rokovania sa zúčastnili:
predseda 
Martin Meedom Nielsen (Technical University of Denmark)
zástupca predsedu
Lars Börjesson (Vetenskapsrådet - Swedish Research Council, Stockholm)
členovia
Nemecko: Beatrix Vierkorn-Rudolph (Bundesministerium für Bildung und Forschung, Bonn), Helmut Dosch (DESY, Hamburg)
Slovensko:  Karel Saksl (Institute of Materials Research, Slovak Academy of Sciences, Kosice, Slovak Republic), Pavol Sovák (P.J. Šafárik University, Košice, Slovakia)
Švédsko:  Ingmar Persson a Johan Holmberg (Vetenskapsrådet - Swedish Research Council, Stockholm) 
Poľsko: Gregorz Wrochna a Zbigniew Golebiewski (National Centre for Nuclear Research, Otwock-Świerk)
Rusko: Sergey Salikhov (National Research Centre "Kurchatov Institute", Moscow)
Švajčiarsko: , Gabriel Aepli, Friederike Rass (Paul Scherrer Institute, Villigen), Bruno Moor (State Secretariat for Education, Research and Innovation SERI, Bern, Switzerland), 
Dánsko: Morten Scharf (Danish Agency for Science, Technology and Innovation, Copenhagen), Robert K. Feidenhans'l (University of Copenhagen, Denmark)
Maďarsko: Denes Lajos Nagy  (Wigner Research Centre for Physics, Budapešť, Maďarsko)
Francúzko: Ma ria Faury  (Centre National de la Recherche Scientifique, France),Amina Taleb-Ibrahimi (Commissariat à l'énergie atomique et aux énergies alternatives, France) 
pozorovatelia
Španielsko: Guadalupe de Cordoba  Lasuncion (CELLS-ALBA Synchrotron, Barcelona)
Taliansko:  Carlo Pagani (Istituto Nazionale di Fisica Nucleare, Italy)
Veľká Británia: Niel Pratt, Council for the Central Laboratory of the Research Councils, UK

Za XFEL GmbH.:
Massimo Altarelli, Claudia Burger, Thomas Tschentcher, Serguei Molodsov, Andreas Schwartz,  Mikhail Rychev, Malte Laub, Frederic Le Pimpec.

Predsedovia poradných zborov:
AFC: Xaier Reymond, predseda AFC
Predseda SAC: Stefan Eisebitt
Predsedníčka MAC: Camille Ginsburg (USA), cez Skype

Rokovanie viedol  predseda Councilu prof. Martin Meedom Nielsen. Predložil návrh programu, ktorý bol schválený bez ďalších doplnkov. Nasledovala kontrola zápisnice a kontrola uznesení. Všetky body programu boli úspešne prerokované.

5.  Odporúčané závery:
Rada (Council) XFEL postupne prijala tieto najdôležitejšie závery:
1.	Zobrala na vedomie Správu o stave spoločnosti.   Prof. Altarelli prezentoval situáciu vo výstavbe zariadenia, vo väčšine položiek výstavba pokračuje podľa upraveného plánu schváleného na poslednom zasadnutí Rady XFEL v roku 2015. Najvýznamnejšou novinkou je, že bola ukončená výstavba urýchľovača elektrónov. Žiaľ 9.10. 2016 pri zalievaní kryomodulkov kvapalným He, došlo k uniku He na jednom zo zvarov nerezového potrubia rozvodu He a došlo k explózii, ktorá poškodila 50 m rozvodov. Odstránenie následkov havárie predĺži začiatok prevádzky zariadenia cca o 6 týždňov. Náklady na opravu budú hradené z prostriedkov DESY, keďže to bol jej InKind príspevok. . Najnovšie termíny: Štart ochladzovania – do 30.11. 2016, Skúška LINAC – Január 2017, Prvý SASE lúč – 31.5. 2017, prvý experiment 15. 8.2017, Early user experiments – september 2017 Ukončuje sa konštrukcia stanovíšť v experimentálnej hale pre lúč SASE1. Bola ukončená  montáž klimatizácie do tunelov SASE2. Budovanie infraštruktúry výstavba hutchov pre SASE2 a SASE 3 beží podľa harmonogramu. Pripravuje sa projektová dokumentácia pre jedáleň a ubytovňu v areáli XFEL. Mení sa koncepcia Visitor Centre – bude spoločné aj s DESY.  Od 18.12.2015 je v činnosti injektor, je pripravene prepojenie s Linacom.  V procese je dodávka detektorov. Problematiku úschovy dát rieši ad hoc komisia schválená na predchádzajúcom zasadnutí Councilu. User Meeting 2017 sa uskutoční 25. – 27.1.2017. Bol predložený  návrh na nový dizajn loga E-XFEL. Claudia Burger informovala o personálnom stave – XFEL, ktorý v súčasnosti zamestnáva 290 zamestnancov vrátane 39 hostí a 8 študentov, z toho 46% vedcov, 26% inžinierov, 13 % technikov a 15% administratíva. XFEL je multinárodná organizácia pozostávajúca zo zamestnancov  z 38 krajín. Slovensko reprezentujú 3 zamestnanci. C. Burger informovala o snahe spoločnosti dodržiavať zásady rovnosti pohlaví. Taktiež informovala o situácii vo výberových konaniach na infraštruktúru experimentálnych stanovíšť do SASE 2 a 3. Taktiež informovala o stave projektovej dokumentáciu na Visiting Centre. Pokiaľ ide o jedáleň a ubytovanie, tak je  ukončená projektová dokumentácia. V roku 2017 bude výstavba – predpokladaný požadovaný objem prostriedkov je cca 7 M€, ktoré sa uhradia z príspevku UK. Podľa ročného predpokladu strojového času, bude užívateľom k dispozícii v r. 20017 – pravdepodobne menej ako1000 h, v roku 2018 – 2000, v roku 2019 – 4000 h., údržba ročne 3000 h, zvyšok vývoj XFEL technológií a komponentov
2.	Rada zobrala  na vedomie správu Project Status and Risks pozostávajúci z Technical project status a Financial project status. Konkrétne zobral na vedomie informácie o: General milestones, Civil construction, Accelerator system, Photon beam system, IKC status. Z predloženej dokumentácie je možné urobiť záver, že väčšina procesov napreduje podľa harmonogramu.
3.	Rada zobrala na vedomie správu MAC. Správa podáva detailnú analýzu nehody pri ochladzovaní urýchľovača ako aj iných častí výstavby XFEL. MAC posúdil    Update of Project Advancement, Challenges in High Power RF Operations, XTL Status, Undulator Status, Integration of Photon System Signals, Beam Dumps, Magnet Power Supliers a ďalšie otázky. 
4.	Rada zobrala na vedomie Správu SAC.SAC a venoval otázkam:  User konzorcií, Detector Status, Data management and storage, Status variable polarization undulator, User access policy, Status control system development.  SAC definoval okruhy tém ktorým sa chce venovať na nasledovnom zasadnutí.
5.	Rada zobrala na vedomie Financial Status Report, Predstavitelia manažmentu predstavili stav projektu z finančnej stránky. K analýze odznela rozsiahla diskusia. Z predloženej dokumentácie je možné urobiť záver, že finalizácia výstavby znamená aj nároky na fakturáciu a následne na ich úhrady. Naďalej platia závery k navýšeniu ceny diela a záväzkov akcionárov k ich úhrade. Pre SR to znamená vklad 1.097 M€ v roku 2017 (439.1 konštrukcia, 657.9 prevádzka). Ak bude započítaný vklad UK, tak sa vklad SR zníži na 1.083.4 M€. Na februárovom mítingu Rada prehlási, že Operational Phase začína v druhej polovici 2017, z dôvodu toha aby nevznikli problémy s rozdelením platieb za konštrukciu a za prevádzku.
6.	Rada zobrala na vedomie správu Corporate Risk Report. Správa detailne analyzuje vývoj situácie od posledného zasadnutia AFC a Councilu. Risk katalóg  predstavuje stav rizík podľa ich špecifikácie: špecifické a globálne – ohrozujú celé zariadenie, riziká ohrozujúce podsystémy, riziká pre prevádzku a napokon stav odstránených rizík.
7.	Rada prerokovala a zobrala na vedomie súčasný model Overview of User Policy. Ide o dôležitý materiál definujúci pravidlá prideľovania  strojového času na základe vedeckej exkluzivity, členstva v UC, ale s monitorovaním zastúpenia contracting party.
8.	Z právnej agendy prerokovala Rada tieto informácie:
a.	 stav prístupu UK do E-XFEL GmbH a stav prípravy protokolu o pričlenení Španielska ako asociovaného člena. Výška vkladu UK 30ML bude prepočítaná v € podľa deflačného indexu pre rok 2005 (27 861 614) Čo predstavuje  2.26% podiel. Pracovná skupina predložila draft zmluvy „Protocol“ o pristúpeni UK do E-XFEL GmbH, ktorý prerokovala s UK. UK uhradila 2.5.M€ ako preddavok. Je známy harmonogram k podpisu protokol. Treba počítať s prípavou poverenia pre ambasadora, aby mohol podpísať vstupný protokol. Predpokladaný termín máj 2017.
b.	Manažment taktiež pripravil návrh dokumentu Scientific Association Agreement“ so Španielskom, ktoré v súčasnosti nie je schopné právne odsúhlasiť navýšenie vkladu Španielska v parlamente a následne uhradiť požadovanú sumu, aby sa stalo 1% akcionárom, v cenách roku 2005. Predložený draft je predmetom intenzívneho rokovania E-XFEL a Španielskej strany. Na Rade odznela informácia španielského zástupcu, že podpis sa dá očakávať v úvode roka 2017.. 
c.	Rada prerokovala aktualizáciu Zmluvy o prevádzke zariadenia s DESY (Operation Agreement with DESY). V uvedenom materiály sú podmienky zabezpečenia prevádzky urýchľovača, radiačnej bezpečnosti medzi XFEL a DESY, Rada zmluvu schválila.
d.	zobrala na vedomie User Consortia Agreements
9.	Rada prerokovala celý rad finančných správ. 
a.	Prerokovala Správu o finančnej situácii spoločnosti. 
b.	Prerokovala správu čerpania rozpočtu za rok 2016, zobrala na vedomie náklady a výnosy ako aj prenosy do r. 2017.
c.	Schválila audítora pre ročnú uzávierku 2016  - spoločnosť Mohrle Happ Luther
d.	Prerokovala vnútornú správu pracovnej skupiny pre odhad prevádzkových nákladov a ich prerozdelenie v prechodovej etape
e.	Prerokovala  a schválila  schému  prerozdelenia prevádzkových nákladov.
f.	Prerokovala návrh rozpočtu na rok 2017, ktorý predstavuje sumu 145 763 762€. Rozpočet  je tradične štruktúrovaný na príjmy a výdavky po jednotlivých položkách v jednotlivých WP. Ruská delegácia oznámila, že namiesto 28M€ má schválených 20 M€.  Po rozsiahlej diskusii napokon návrh rozpočtu schválila s tým, že manažment až do vyjasnenia Ruského vkladu ma k dispozícii o 8M€ menej na investície . 
g.	Prerokovala stav v spôsobe platieb DPH. Rada prerokovala stav riešenia platieb DPH spoločnosťou a riziká so špecifikom platenia DPH v jednotlivých krajinách a zobral na vedomie návrh opatrení k minimalizácii rizík uvedených v návrhu. Jedno z riešení je transformácia XFEL na ERIC. Znamená to však zmenu Convention. Vyzvala na rokovanie s daňovými autoritami riešiť vzniknutý problém
10.	Rada prerokovala personálne otázky:
a.	 Rada schválila za nástupcu M. Altarelliho. prof. Roberta, Feidenhansela, Niels Bohr Institute, Dánsko,  Od 1.1.2017 na obdobie 5 rokov. Predseda Rady oznámil, že boli vyrokované podmienky kontraktu, ktoré Rada písomne schválila. Prof. Feidenhansl podpísal kontrakt 6.10. 2016.
b.	Rada prerokovala problém zdravotného a dôchodkového poistenia pre kontrakt C Burger a odsúhlasila ich úhradu z príspevkov zmluvných partnerov.
c.	Taktiež riaditeľ A. Schwarz oznámil, že jeho znovuzvolenie v októbri 2018 nie je možné. Keďže sa finišuje s voľbou projektoveho riaditeľa, ohlásenie voľby vedeckého riaditeľa sa uskutoční po voľbe managing riaditeľa. Na februárovom mitingu bude schválená Searching commmittee.
d.	Rada prerokovala permanent status hosťa v Rade - predsedu prezidenta Helmholtz Association, pozve ho na februárové zasadnutie na prerokovanie významu hosťovania.
11.	Rada schválila stav návrh alokácie In-Kind príspevkov vo všetkých WP.
12.	Rada schválila prof. RNDr. Pavla Sováka, PhD. za člena pracovnej skupiny pre určenie prevádzkových nákladov.

6.   Prehľad prinesenej dokumentácie a miesto jej uloženia
	Všetky materiály boli elektronicky distribuované pre členov Rady, sú v autorizovanej zóne webovej stránky XFEL pre členov Rady, budú v elektronickej forme k dispozícii aj na SVŠVV.

7.   Osobitne vyhodnotený očakávaný prínos ZPC
Účasťou na zasadnutí Rady má SR priamo vplyv na riadenie spoločnosti, tvorbu základných legislatívnych dokumentov a má prehľad o detailoch technickej realizácií diela a o finančných tokoch v spoločnosti. V čase výstavby zariadenia je účasť na rokovaní Rady nevyhnutná, pretože paralelne sa vyvíjajú aj základné právne dokumenty  prijímajú sa strategické rozhodnutia pre budúcnosť spoločnosti. V tejto  etape výstavby, keď sme blízko dizajnovania experimentov, je to obzvlášť dôležité.

8.    Spôsob zverejnenia výsledkov ZPC, prenos získaných informácií
Na zasadnutí Komisie pre koordináciu aktivít SR v ESFRI projektoch orientovaných na materiály, fyzikálne vedy, s aplikačným potenciálom v biologických a medicínskych vedách, v chemických vedách a IT.

Súhlasíme so zverejnením správy na internete.

Správu vypracovali: 	prof. RNDr. Pavol Sovák, CSc.
				Ing. Karel Saksl, DrSc.

Dátum: 21.02.2016

Správu schválil:  prof. Ing. Peter Plavčan, CSc.
meno a podpis nadriadeného

 
Poznámka:
Správu zo ZPC je potrebné vypracovať do 10 dní od jej ukončenia a v papierovej aj elektronickej forme (rtf. formát) predložiť  sekciu medzinárodnej spolupráce a európskych záležitostí MŠVVaŠ SR.