Správa zo zahraničnej pracovnej cesty 
1.  Účastník ZPC:
prof. RNDr. Pavol Sovák, CSc., UPJŠ v Košiciach, Prírodovedecká fakulta, Šrobárova 2, Košice, Slovenská republika, 
Predseda Komisie pre koordináciu aktivít SR v ESFRI projektoch orientovaných na materiály, fyzikálne vedy, s aplikačným potenciálom v biologických a medicínskych vedách, v chemických vedách a IT, delegát SR v Rade European XFEL GmbH v Hamburgu, delegát SR v AFC XFEL.
Znalosť jazykov:  anglicky – aktívne, poľsky – aktívne,  rusky – pasívne.  
Ing. Karel Saksl, DrSc., delegát SR v Rade European XFEL GmbH v Hamburgu, vedecký tajomník Komisie pre koordináciu aktivít SR v ESFRI projektoch orientovaných na materiály, fyzikálne vedy, s aplikačným potenciálom v biologických a medicínskych vedách, delegát SR v Rade E-XFEL GmbH, delegát SR v konzorciách užívateľov XFEL: SFX a XBI.
Znalosť jazykov:  anglicky – aktívne, nemecky – pasívne,  rusky – pasívne.  
2.  Zahraničná pracovná cesta:
Nemecká spolková republika, Hamburg, 17.-18.2.2016, European XFEL GmbH, Albert-Einstein-Ring 19, 22761 Hamburg, Nemecká spolková republika. 
Účasť na 21.zasadnutí Rady European XFEL GmbH (E-XFEL Council)

Rámcový program pobytu:

Item 					Type No. 				Presenter
1 Adoption of the agenda                 	Decision 16-01 				Council Chair
2 Minutes of the 20th meeting 		Decision 16-02 				Secretary
3 Reports
   a By the Chair of the Council 		Information N/A 			Council Chair
   b By the Management Board 		Information 16-03 			M. Altarelli, C. Burger
4 Project and financial status
   a Project status report 		Information 16-04 			M. Altarelli
   b Report on the financial situation
   of the European XFEL GmbH		Information 16-05 			C. Burger
5 Operation phase
   a Progress report on scientific
      data handling			Information 16-06 			A. Schwarz
    b Start of the Early User
       Experiment program		Information 16-07 		S. Molodtsov,T. Tschentscher
6 Legal matters
Status report on the intended
accession of UK			Information 16-08 			C. Burger
7 Personnel matters
a (Re-)Appointment of a SAC
   member				Decision 16-09 				M. Altarelli
b (Re-)Appointments of Council
    Chair and Vice-Chair
    (closed session)			Decision 16-10 				N/A
c (Re-)Appointments of Directors
   (closed session)			Information/Discussion 16-11 		Council Chair
8 Any other business
Site visit at the Schenefeld campus:  14:00 to 16:00

4.  Stručný priebeh rokovania:

21. zasadnutia "the European XFEL Council" sa zúčastnili predseda 
Martin Meedom Nielsen (Technical University of Denmark)
zástupca predsedu
Lars Börjesson (Vetenskapsrådet - Swedish Research Council, Stockholm)
členovia
·	Nemecko: Beatrix Vierkorn-Rudolph (Bundesministerium für Bildung und Forschung, Bonn), Rainhard Brinkmann (DESY, Hamburg)
·	Slovensko: Karel Saksl (Institute of Materials Research, Slovak Academy of Sciences, Kosice, Slovak Republic), Pavol Sovák (P.J. Šafárik University, Košice, Slovakia)
·	Švédsko:  Johan Holmberg (Vetenskapsrådet - Swedish Research Council, Stockholm) 
·	Poľsko: Zbigniew Golebiewski (National Centre for Nuclear Research, Otwock-Świerk)
·	Rusko: Andrey Svinarenko, ospravedlnený -  hlasovanie bolo doručené písomne  (OJSC RUSNANO, Moscow), Sergey Salikhov, (National Research Centre "Kurchatov Institute", Moscow)
·    Švajčiarsko: Gabriel Aeppli (Paul Scherrer Institute, Villigen), Bruno Moor (State Secretariat for Education, Research and Innovation SERI, Bern, Switzerland), 
·    Dánsko: Anders Kjær (Danish Agency for Science, Technology and Innovation, Copenhagen), Robert K. Feidenhans'l (University of Copenhagen, Denmark)
·    Maďarsko: Barbara Tothne Vizkelety (Wigner Research Centre for Physics, Budapešť, Maďarsko)
·	Francúzko: Amina Taleb-Ibrahimi (Centre National de la Recherche Scientifique, France), Maria Faury (Commissariat à l'énergie atomique et aux énergies alternatives, France)  
pozorovatelia
·	Španielsko: Miguel Garcia Aranda (CELLS-ALBA Synchrotron, Barcelona) 
·	Taliansko:  Carlo Pagani (Istituto Nazionale di Fisica Nucleare, Italy)
·	Veľká Británia: Niel Pratt, Council for the Central Laboratory of the Research Councils, UK

Za XFEL GmbH.:
Massimo Altarelli, Claudia Burger, Thomas Tschentcher, Serguei Molodsov, Andreas Schwartz,  Mikhail Rychev, Malte Laub, Frederic Le Pimpec, Brunhilde van Hees, Meike Flammer.

Predsedovia poradných zborov:
AFC: Leif Eriksson, predseda AFC

Rokovanie viedol  predseda Councilu prof. Martin Meedom Nielsen. Predložil návrh programu, ktorý bol schválený bez ďalších doplnkov. Nasledovala kontrola zápisnice a kontrola uznesení. Všetky body programu boli úspešne prerokované. Na rokovaní sa zúčastnili aj predseda AFC.

5.  Odporúčané závery:
Rada (Council) XFEL postupne prijal tieto najdôležitejšie závery:
1.	Zobrala na vedomie Správu o stave spoločnosti. Prof. Altarelli prezentoval situáciu vo výstavbe zariadenia.  Vo väčšine položiek výstavba pokračuje podľa upraveného plánu schváleného na poslednom zasadnutí Rady XFEL. Hlavná pozornosť bola venovaná častiam XFEL vo výstavbe:

Injektor: 2.12.2015 bol uzavretý tunel e- injektora. Skúšobná prevádzka na 130MeV injektora začala 18.12. 2015. 
Lineárny urýchľovač Do termínu 21. zasadnutia Rady XFEL 18.2.2016 bolo v urýchľovacom tunely nainštalovaných 68 kryomodulov z celkového počtu 100. 
Dodávky RF power couplerov od spoločnosti Thales/RI (FR) sú opätovne problematické, pričom zároveň mešká aj dodávka objednaných couplerov aj od CPI (USA). Opozdenie dodávok RF couplerov má negatívny dopad na kompletizovanie kryomodulov v CEA Saclay (FR). Plánované uzatvorenie tunela urýchľovača 30.6.2016 so 100 inštalovanými kryomodulmi sa pravdepodobne nepodarí dodržať – predpokladá sa posun termínu o 1 mesiac. Termín začiatku ochladzovania lineárneho urýchľovača je naplánovaný 1.10. 2016. 
Undulatory: Inštalácia undulátorov v e-/f0 časti SASE1 započala v júli 2015. V súčasnosti je nainštalovaných 35 undulátorov, každý o dĺžke 5 metrov.  Inštalácia v tuneloch SASE 2 a 3 sa nezačne, dokiaľ nebude zabezpečená konštantná vlhkosť a teplota týchto tunelov. Ukončenie montáže undulátorov v týchto častiach sa očakáva koncom roka 2016. 
Transport rtg. žiarenia: Finálnu úpravu (leštenie povrchov zrkadiel na nerovnosť peak to value 2nm) v súčasnosti vie vykonať iba jedna firma na svete. Koncom októbra spoločnosť XFEL obdržala prvé zrkadlo o dĺžke 50 cm. Ďalšie boli dodané v decembri 2015.

Výstavba experimentálnych stanovíšť: Intenzívne pokračujú práce pri výstavbe experimentálnych stanovíšť SPB/SFX a FXE v experimentálnej hale, ktoré budú využívať žiarenie zo SASE1. Realizuje sa inštaláciu požiarnej ochrany, sanity, klimatizácie v stanovištiach SASE1. Výstavba experimentálnych stanovíšť SCS, SQS a optického lasera na SASE 3 bola započatá v auguste tohto roka jej ukončenie je plánované na koniec februára 2016. S nečakaným omeškaním sa realizujú  taktiež inštalácie klimatizácie v SASE e-/f0 tuneloch z dôvodu pozdnejšieho odovzdania stavieb XHVAC and XHPSC ako aj prívodov vody a elektrickej energie opozdené celkovo o 4 mesiace. Začiatok výstavby budov centrálnej dielne a vrátnice je naplánované na február 2016. 

Podľa plánu pokračuje výstavba hlavnej budovy. Mala by byť skolaudovaná začiatkom júna.

Claudia Burger informovala o personálnom stave – XFEL zamestnáva v súčasnosti 288 zamestnancov, z toho 45% vedcov, 29% inžinierov, 10 % technikov a 16% administratíva. XFEL je multinárodná organizácia v ktorej pôsobia zamestnanci  z 34 krajín. Potešiteľné je, že zo SR sú traja zamestnanci. C. Burger informovala o snahe spoločnosti dodržiavať zásady rovnosti pohlaví. 
2.	Rada zobrala   na vedomie správu Project Status  pozostávajúci z Technical project status a Financial project status. Konkrétne zobrala na vedomie informácie o: General milestones, Civil construction, Accelerator system, Photon beam system, IKC status. Z predloženej dokumentácie je možné urobiť záver, že väčšina procesov napreduje podľa harmonogramu. Kompletizácia ďalších kryogénnych modulov bude závisieť od dodávky RF power couplerov. Pokiaľ ide o fotónovú časť,  výstavba experimentálnych stanovíšť, ako aj dodávka komponentov stanovíšť predstavuje mierne komplikácie, ale v čase zahájenia skúšobnej prevádzky by mali byť pripravené dve stanovištia. Infraštruktúra pre SASE1 by mala byť načas. Mešká  infraštruktúra pre SASE2 a SASE3. Naďalej platí hlavný predpoklad, že operačná fáza zariadenia XFEL začne 30.4.2017.
3.	Rada  zobrala na vedomie Financial Status Report. Predstavitelia manažmentu predstavili stav projektu z finančnej stránky. Kritická situácia v závere roka 2015 sa zlepšila po tom, čo RF zaplatila svoje pohľadávky. Rozdiel v príjmoch za rok 2014 je 4.82.M€ za rok 2015 je 15M€. K analýze odznela rozsiahla diskusia. Naďalej platia závery k navýšeniu ceny diela a záväzkov akcionárov k ich úhrade. Parlamenty Dánska a Švajčiarska schválili navýšenie rozpočtu. Doteraz bolo vyfakturovaných 79% z rozpočtu diela, z ktorých 37% bolo dodávok typu  in-kind.
4.	Rada zobrala na vedomie správu o Progress report on scientific data handling. Správa predstavila štruktúru zberu, transportu a ukladania dát. Zber dát predstavuje vážnu výzvu na zvládnutie, nie je to štandardný problém riešiteľný konvenčnou technológiou a preto sú vyvíjané nové architektúry DAQ. Pri vlastnostiach lúča očakáva sa mnoho Petabytov/ročne! Je tu výzva pre naše Data Centrum aby pomohlo uchovávať dáta z XFEL, odporúčame zahájiť rokovania o využití superpočítača Aurel.
5.	Rada zobrala na vedomie správu: Start of the Early User Experiment Program. V uvedenej správe sa konštatuje, že v roku 2017 bude k dispozícii 1000 exp. hodín a v roku 2018 – 2000 hod. Od roku 2019 zariadenie pôjde v plnej prevádzke 4 000 hod. Ako prvé budú k dispozícii experimentálne stanice FXE, SPB/SFX (ktorú buduje aj SR) na zväzku SASE1. Neskôr v roku 2017 budú uvedené do prevádzky SQS a SCS na SASE3 a MID a HED na SASE 2 v roku 2018. Správa uvádza detaily stavu výstavby. Stav výstavby k prým experimentom podrobne prezentovali vedecký riaditelia spoločnosti Molodtsov a Tschentcher.
6.	Rada zobrala na vedomie stav  vstupu UK do spoločnosti. Výška vkladu 30M GBP bude prepočítaná na €, podľa deflačného indexu pre rok 2005. Pracovná skupina predložila draft zmluvy „Protocol“ o pristúpení UK do E-XFEL GmbH. UK potvrdila záujem o vstup do E-XFEL GmbH a začala prístupový proces. Podpis protokolu bude zabezpečený cirkuláciou po partneroch. Zabezpečí to nemecká strana.
7.	Rada schválila za nového člena SAC prof. Oľgu A. Aleksejevovú z NRC Moskva, Rusko na obdobie 3 rokov.
8.	Rada schválila na druhé funkčné obdobie za predsedu Rady prof. Martina Meedom Nielsena a Lars Borjessona za podpredsedu Rady na obdobie dvoch rokov.
9.	Rada zobrala na vedomie  informáciu o stave výberu  výkonného riaditeľa XFEL. Boli vybraní dvaja kandidáti, ktorí postúpili do záverečného výberového konania.

6.   Prehľad prinesenej dokumentácie a miesto jej uloženia
	Všetky materiály boli elektronicky distribuované pre členov Rady, sú v autorizovanej zóne webovej stránky XFEL pre členov Rady, budú v elektronickej forme k dispozícii aj na SVŠVV.

7.   Osobitne vyhodnotený očakávaný prínos ZPC
Účasťou na zasadnutí Rady má SR priamo vplyv na riadenie spoločnosti, tvorbu základných legislatívnych dokumentov a má prehľad o detailoch technickej realizácií diela a o finančných tokoch v spoločnosti. V čase výstavby zariadenia je účasť na rokovaní Rady nevyhnutná, pretože paralelne sa vyvíjajú aj základné právne dokumenty  prijímajú sa strategické rozhodnutia pre budúcnosť spoločnosti. V tejto  etape výstavby, keď sme blízko dizajnovania experimentov, je to obzvlášť dôležité.

8.    Spôsob zverejnenia výsledkov ZPC, prenos získaných informácií
Na zasadnutí Komisie pre koordináciu aktivít SR v ESFRI projektoch orientovaných na materiály, fyzikálne vedy, s aplikačným potenciálom v biologických a medicínskych vedách, v chemických vedách a IT.

Súhlasím so zverejnením správy na internete.

Správu vypracovali: 	prof. RNDr. Pavol Sovák, CSc.
				Ing. Karel Saksl, DrSc.

Dátum: 21.02.2016

Správu schválil:  prof. Ing. Peter Plavčan, CSc.
meno a podpis nadriadeného

 
Poznámka:
Správu zo ZPC je potrebné vypracovať do 10 dní od jej ukončenia a v papierovej aj elektronickej forme (rtf. formát) predložiť  sekciu medzinárodnej spolupráce a európskych záležitostí MŠVVaŠ SR.