Title: Zxczxc
Author: Karol Bergmann
Last saved by: Krchňavá Jana
Company: FEI

Príloha č. 3 k Smernici č. 12/2011

Príloha č.5 k Smernici č. 28/2015

Správa zo zahraničnej pracovnej cesty 
1.  Účastník ZPC:
prof. RNDr. Pavol Sovák, CSc., UPJŠ v Košiciach, Prírodovedecká fakulta, Šrobárova 2, Košice, Slovenská republika, 
Predseda Komisie pre koordináciu aktivít SR v ESFRI projektoch orientovaných na materiály, fyzikálne vedy, s aplikačným potenciálom v biologických a medicínskych vedách, v chemických vedách a IT, delegát SR v Rade European XFEL GmbH v Hamburgu, delegát SR v AFC XFEL
Znalosť jazykov:  anglicky – aktívne, poľsky – aktívne,  rusky – pasívne.  
2.  Zahraničná pracovná cesta:
Nemecká spolková republika, Hamburg, 5.-6.10.2015, European XFEL GmbH, Albert-Einstein-Ring 19, 22761 Hamburg, Nemecká spolková republika. 
Účasť na 14.zasadnutí Administratívneho a  finančného výboru European XFEL GmbH (AFC XFEL)

3.	Rámcový program pobytu:

Sekcia 8.30 – 12.00

Agenda				charakter záveru a  č.dok.	Prezentér

1 Adoption of the agenda		 Decision 15-21 			AFC Chairperson
2 Minutes and matters arising
a Minutes of the 13th AFC meeting	Decision 15-22 				AFC Chairperson
b Matters arising 			Information 15-23 			AFC Chairperson
3 Reports
a By the Chairperson 			Information 				AFC Chairperson
b By the Management Board		Information 15-24 			M. Altarelli, C. Burger
4 Project status
a Project status report 			Information 15-25 			M. Altarelli, C. Burger
b Corporate Risk Report 		Information 15-26 			M. Altarelli, C. Burger
c Status of User Consortia 		Information 15-27			M. Altarelli, C. Burger
5 Legal matters
a Status of intended accession of UK	Information 15-28 			C. Burger
b Scientific Association	Agreement 
with Spain				Proposal to Council 15-29 		C. Burger
c Implementation of theoperation model Information 15-30 			C. Burger
d Guidelines for accessionsof new 
partners during the operation phase	Discussion 15-31			 C. Burger
6 Financial matters
a Status of the pending
additional contributions to the overall 
construction phase budget		Information 15-32 			C. Burger
b Budget 2015:
Implementation and Forecast		Information 15-33 			C. Burger
c Annual budget 2016 (incl. overall 
financial estimates, medium-term
financial estimates)-Part 1		Information 15-34 			C. Burger

6 Financial matters
c Annual budget 2016 (incl.
overall financial estimates,
medium-term financial
estimates) –Part 2			Proposal to Council 15-34 		C. Burger
7 In-kind contributions
a Update on in-kind contributions	Information 15-35 			M. Altarelli, Bonucci
b Allocation of new in-kind
contributions < 1 M€			Information 15-36 			M. Altarelli
8 Any other business AFC Chairperson

Site visit

4.  Stručný priebeh rokovania:

Rokovanie viedol  predseda AFC Lief Erikson. Predložil návrh programu, ktorý bol schválený bez ďalších doplnkov. Nasledovala kontrola zápisnice a kontrola uznesení. Všetky body programu boli úspešne prerokované. Na rokovaní sa zúčastnil aj predseda Councilu prof. Martin Meedom Nielsen.

5.  Odporúčané závery:
AFC XFEL postupne prijal tieto najdôležitejšie závery:
1.	Zobral na vedomie Správu o stave spoločnosti.   Prof. Altarelli prezentoval situáciu vo výstavbe zariadenia, vo väčšine položiek výstavba pokračuje podľa upraveného plánu schváleného na poslednom zasadnutí Rady XFEL. Najvýznamnejšou novinkou je, intenzívne pokračujú práce na konštrukcia Hutchov v experimentálnej hale pre lúč SASE1. Pre veľmi ťažké zariadenia bol inštalovaný robot pre prácu s bremenami do 3 t. Všetka infraštruktúra pre SASE 1 bola vysúťažená. Tendre na SASE2 a 3 boli zahájené v auguste tohto roka. S nečakaným omeškaním sa realizuje  montáž klimatizácie do tunelov. Intenzívne pokračuje výstavba Administratívneho centra nad  experimentálnou halou. Práce na Injektore pokračujú tak, že napriek 4 mesačnému sklzu spôsobenom nezvládnutím včasnej výroby 3.9. GZ  modulu, skúšobná prevádzka začne v novembri 2015, čo neohrozuje projekt. Výrazne lepšia je sitácia vo výrobe RF Couplerov. Momentálne f Thales produkuje 10-12 kusov za týždeň, čo je dostatočný počet, následne s rýchlsťou 1.5 kryomodulu/týždeň dochádza ku kompletizácii. Dodávkazvyšných 670 RF couplerov bude do 31.12.2015. CPI nabehlla na výrobu dostatočne kvalitných RF Couplerov v auguste. Do konca roka dodá 100 kusov. Claudia Burger informovala o personálnom stave – XFEL zamestnáva 271 zamestnancov, z toho 45% vedcov, 29% inžinierov, 10 % technikov a 16% administratíva. XFEL je multinárodná organizácia – zamestnanci  z 34 krajín. C. Burger informovala o snahe spoločnosti dodržiavať zásady rovnosti pohlaví. Taktiež informovala o situácii vo výberových konaniach na infraštruktúru. V kritickom stave je  výstavba jedálne a ubytovne. Intenzívne sa rokuje s dodávateľom týchto služieb o cene, zatiaľ výsledky nie sú uspokojiví. Hľadajú sa aj iné riešenia.
1.	AFC zobral  na vedomie správu Project Status and Risk pozostávajúci z Technical project status a Financial project status. Konkrétne zobral na vedomie informácie o: General milestones, Civil construction, Accelerator system, Photon beam system, IKC status. Z predloženej dokumentácie je možné urobiť záver, že väčšina procesov napreduje podľa harmonogramu. Naďalej existuje niekoľko položiek, ktoré ohrozujú plánovaný čas zahájenia prevádzky. Ide najmä o: 4 mesačné oneskorenie uzatvorenia tunela na injektore kvôli neukončeniu inštalácie 3.9 GHz systému pre injektor,  kompletizácia kryogénnych modulov napreduje v požadovanom tempe. Najväčšie ohrozenie v súčasnosti predstavuje produkcia komponentov pre „warm vacuum“. Pokiaľ ide o Photon  beam system: produkcia a dodávka SASE hutchov (exp. boxov) predstavuje mierne komplikácie, ale v čase zahájenia skúšobnej prevádzky by mali byť pripravené dve stanovištia. Infraštruktúra pre SASE1 by mala byť načas. Mešká  infraštruktúra pre SASE2 a SASE3. Naďalej platí hlavný predpoklad, že operačná fáza začne 30.4.2017
2.	AFC zobral na vedomie Financial Status Report, Predstavitelia manažmentu predstavili stav projektu z finančnej stránky. K analýze odznela rozsiahla diskusia. Z predloženej dokumentácie je možné urobiť záver, že finalizácia výstavby znamená aj nároky na fakturáciu a následne na ich úhrady. Naďalej platia závery k navýšeniu ceny diela a záväzkov akcionárov k ich úhrade. Doteraz bolo vyfaktúrovaných 75% z rozpočtu diela.
3.	AFC zobral na vedomie správu Corporate Risk Report. Správa detailne analyzuje vývoj situácie od posledného zasadnutia AFC a Councilu. Risk katalóg  predstavuje stav rizík podľa ich špecifikácie: špecifické a globálne – ohrozujú celé zariadenie, riziká ohrozujúce podsystémy, riziká pre prevádzku a napokon stav odstránených rizík , 
4.	AFC zobral na vedomie správu: User Consortia Status. Slovenská republika participuje v dvoch konzorciách: SFX a XBI. Podrobne bol diskutované právne a zmluvné aspekty pôsobenia UC. Council v minulosti prijal záver, že každé UC bude právny subjekt , ktorého reprezentuje jedna inštitúcia, s ktorou XFEL podpíše zmluvu o využívaní zariadenia. Najväčší problém spočíva v spôsobe úhrady DPH. Preto XFEL navrhuje tento problém riešiť dvoma spôsobmi:
a.	UC prispeje E-XFEL a obdŕži prioritný vstup na merací čas formou zmluvy, ktorá je predmetom platby DPH,
b.	UC prispeje E-XFEL na základe grantovej zmluvy (nie je predmetom pre DPH) na základe excelentnosti projektu. Konorciá SFX, hRIXS, DataXPress, COMO CircPool uprednostňujú druhú možnosť.
5.	AFC zobral na vedomie stav  vstupu UK do spoločnosti. Výška vkladu 30ML bude prepočítaná v € podľa deflačného indexu pre rok 2005. Pracovná skupina predložila draft zmluvy „Protocol“ o pristúpeni UK do E-XFEL GmbH.
6.	AFC zobral na vedomie draft návrhu Scientific Association Agreement“ so Španielskom, ktoré v súčasnosti nie je schopné právne odsúhlasiť navýšenie vkladu Španielska v parlamente a následne uhradiť požadovanú sumu, aby sa stalo 1% akcionárom, v cenách roku 2005. Predložený draft je predmetom intenzívneho rokovania E-XFEL a Španielskej strany.
7.	AFC zobral na vedomie model implementácie prevádzky zariadenia. Ide o nastavenie zodpovednosti za prevádzku zariadenia medzi E-XFEl a DESY. E-XFEL bude právne  zodpovedná za činnosť celého zariadenia, zatiaľ čo DESY bude poverená spoločnosťou za činnosť urýchľovača. Tento „transfer of the operation authorization“ bol konzultovaný s LBEG (State Authority for Mining, Energy and Geology).  Potrebné je riešiť otázku, kto bude zodpovedný za radiačnú ochranu. Vo všeobecnosti by to mala byť spoločnosť XFEL ako „responsible operator“, ale je rozumnejšie to riešiť prenosom zodpovednosti na DESY. Poplatok za tento servis  sa odhaduje na 20M€ ročne. Ďalšie diskutované otázky sú: prevod majetku (z DESY na XFEL, nadzemné budovy v areáli DESY, zmluva o prevádzke (draft je pripravený a je prílohou dokumentácie k rokovaniu AFC).
8.	AFC zobral na vedomie materiál „Guidelines for accessions of new partners during operation phase“. Na základe uznesenia z 18. Councilu, manažment pripravil manuál pre vstup ďalších partnerov do spoločnosti. Snahou bolo využiť skúsenosti z ESRF Grenoble.
9.	AFC prerokoval plnenie rozpočtu v roku 2015 a odporúča na schválenie Councilu
10.	AFC prerokoval návrh ročného rozpočtu na rok 2016. Existujú dve varianty: očakávaná a „emergency“. Ruský shareholder ešte stále nemá garantovaný doplatok so zvýšením ceny diela, čo je rozdiel viac ako 17 M€. Situáciu navyše komplikuje zložitý schvaľovací proces vo Švajčiarsku, Dánsku. Z predloženého návrhu vyplýva, že na základe vývoja PPI indexu a na základe predĺženia konštrukčnej fázy SR vzhľadom na výšku akcií má záväzok uhradiť  – 2 006 k€ (1 293.1 + 713.1). V roku 2017 to bude  1 094.6 k€ (439.1 konštrukcia + 655.5 prevádzka).
11.	AFC prerokoval súčasný stav alokácie In-Kind príspevkov vo všetkých WP a odporučil Rade schváliť predložené návrhy na realizáciu In-Kind.
12.	AFC zobral na vedomie správu o odhade ročných prevádzkových nákladov zariadenia v roku 2018. Po zohľadnení požadovaného nárastu miezd, vývoja  cien energií je možné očakávať operation costs v roku 2017 na úrovni 58 6 M€ (polrok), v r. 2018 - 120.38 a v r. 2019 - 123.71 M€ v súčasných cenách. Revíziou zo strany DESY (zodpovedá za akcelerátor) je možné predikovať mierne zníženie: 118.39 M€ (2018), 120.60 M€ (2019) a 123.13 (2020).
13.	Po skončení rokovania sa uskutočnila exkurzia členov AFC v Schenefelde k obhliadke stavby a zariadenia tunelov.

6.   Prehľad prinesenej dokumentácie a miesto jej uloženia
	Všetky materiály boli elektronicky distribuované pre členov AFC, sú v autorizovanej zóne webovej stránky XFEL pre členov AFC, budú v elektronickej forme k dispozícii aj na SVŠ VaV.

7.   Osobitne vyhodnotený očakávaný prínos ZPC
Účasťou na zasadnutí AFC má SR priamo vplyv na riadenie spoločnosti, tvorbu základných legislatívnych dokumentov a má prehľad o finančných tokoch v spoločnosti.
V čase výstavby zariadenia je účasť na rokovaní výboru dôležitá, pretože paralelne sa vyvíjajú aj základné právne dokumenty. Svedčí o tom aj bohatý program AFC, ktorý zároveň predpripravuje dokumentáciu pre rokovanie Councilu.

8.    Spôsob zverejnenia výsledkov ZPC, prenos získaných informácií
Na zasadnutí Komisie pre koordináciu aktivít SR v ESFRI projektoch orientovaných na materiály, fyzikálne vedy, s aplikačným potenciálom v biologických a medicínskych vedách, v chemických vedách a IT.

Súhlasím so zverejnením správy na internete.

Správu vypracoval: prof.RNDr. Pavol Sovák, CSc.

Dátum: 6.10.2015

Správu schválil:  meno a podpis nadriadeného

 
Poznámka:
Správu zo ZPC je potrebné vypracovať do 10 dní od jej ukončenia a v papierovej aj elektronickej forme (rtf. formát) predložiť  sekciu medzinárodnej spolupráce a európskych záležitostí MŠVVaŠ SR.