SPRÁVA 		IUVENTA – Slovenský inštitút mládeže
ZO ZAHRANIČNEJ PRACOVNEJ CESTY 		Búdková 2, SK – 811 04 Bratislava

1.	Účastník ZPC 

Meno a priezvisko, tituly:	Peter Kupec, Mgr.	
Znalosť cudzích jazykov:	Anglický jazyk	

2.	Zahraničná pracovná cesta

Štát / mesto:	Belgické kráľovstvo, Brusel	
Názov a adresa 
prijímajúcej organizácie:	Generálne riaditeľstvo pre vzdelávanie a kultúru
Rue Joseph II, 70. Room 3/006
Brusel	
Účel cesty:	Stretnutie v rámci Pracovnej skupiny pre IT nástroje	
Spôsob financovania 
(kto hradí cestovné, pobytové náklady, iné výdavky):	Národná agentúra programu EÚ Erasmus + pre oblasť mládeže, Európska komisia	

3.	Rámcový program pobytu

Dátum	Navštívené organizácie, alebo pomenovanie programu dňa, popis rokovania s uvedením mien a kontaktov na partnerov	
28.7.20.15	•	Úvod do stretnutia a prehľad programu, ciele a zameranie celého stretnutia
•	Prehľad predošlého stretnutia Pracovnej skupiny pre nástroje IT (ďalej len „ITWG“)
•	Dosiahnuté a plánované kroky pri napĺňaní jednotlivých procesov v programe EÚ Erasmus + pre decentralizované agentúry (NA)
•	IT nástroj Mobilty Tool +
•	Nástroj Lifecard
•	Potvrdzovanie formulárov žiadostí 	
29.7.2015	•	Kontroly (tzv. „Primary Checks“)v rámci databázového systému E+Link 
•	Systém pre spoluprácu medzi NA a EK pod názvom „NAconnECt“
•	Diseminačná platforma VALOR
•	Uzavretie stretnutia	

4.	Stručný priebeh rokovaní
 
Dátum	Podľa rámcového pobytu – obsah a výsledky rokovaní (v prípade študijnej cesty charakteristika a výsledky problematiky, získané poznatky, uplatnenie poznatkov z predchádzajúcich ciest)	
28.7.2015	•	Predstavenie jednotlivých účastníkov, na stretnutí sa zúčastnili členovia ITWG, zástupcovia EK, ako vývojový tím jednotlivých IT nástrojov. Stretnutie bolo vedené pánom Simon Smith, ktorý je IT koordinátor v rámci programu EÚ Erasmus+ (ďalej len „E+“). Celá pracovná skupina je zložená z predstaviteľov NA, EK a samotných úspešných žiadateľov. V skupine predstaviteľov NA boli zastúpené všetky oblasti programu.
•	Prehľad výstupov z predošlého stretnutia IT WG, ktoré sa konalo 22.-23.4.2015. Tento prehľad sa nachádza v prinesenej dokumentácii.
•	Prehľad jednotlivých dosiahnutých a plánovaných krokov v rámci E+ pre roky 2015 a 2016. Pre oblasť mládeže ide o nasledovné kroky:
•	Formuláre žiadostí: 
1)	marec 2015 – formuláre projektových žiadostí pre druhý predkladací termín pre KA1,KA2,KA3
2)	júl/august 2015 – kontrola rozpočtov v E+Link
3)	august/september 2015 – formuláre projektových žiadostí pre tretí predkladací termín pre KA1,KA2.KA3
4)	august 2015 a december 2015 (v závislosti od predkladacieho termínu)– formuláre záverečných správ pre KA2
5)	október 2015 – formuláre žiadostí akreditácie  
•	Mobility tool+
1)	júl 2015 – záverečné správy a import projektov KA2 do MT+
2)	september 2015 - export/import validácia účastníkov Národnou agentúrou, export dát, správa účastníkov
3)	september 2015 – zjednotený systém pri vyhlasovaní chýb pri importe CSV súboru do MT+
4)	september 2015 – nový formulár záverečných správ pre KA1 a KA3
5)	december 2015 – plná verzia pre záverečné správy KA2
6)	marec/apríl 2016 – integrácia On-line jazykovej podpory (OLS) do MT+ (zatiaľ nepotvrdené)
•	VALOR – diseminačná platforma výstupov z projektov
1)	február/apríl 2015 -  presun výstupov z projektov Mládež v akcii do VALOR
2)	jún 2015 – automatický presun projektov do VALOR z E+Linku,
zverejnenie videí zo školení pre pracovníkov NA a príjemcov 
3)	júl 2015 – spustenie funkcií pre príjemcov
4)	september 2015 – integrácia výstupov z projektov do nástroja OEET pre expertov
•	LifeCard
1)	september 2015 –Pracovný plán; Workplan, import/export dát z TCA
2)	december 2015 – Ročná správa; Yearly report 2015
3)	začiatok 2016 – korektúra Pracovného plánu a Ročnej správy

•	Následne sa preberali záležitosti ohľadom nástroja Mobility Tool + (ďalej len „MT+“), a to hlavne komentáre  predstaviteľov NA ako by sa tento nástroj mohol prispôsobiť pre efektívnejšie využitie na decentralizovanej úrovni v súvislosti s využívaním samotných príjemcov finančného grantu. Navrhované zmeny:
•	Správa účastníka by sa mala v budúcnosti vyplniť pred tým ako končí samotná aktivita. To znamená, že pre koordinátora projektu bude jednoduchšie skompletizovať tieto správy účastníkov, keď táto funkcia bude možná v MT+ skôr ako pre skončením samotnej mobility.
•	Koordinátor bude môcť sprístupniť účastníko správu viac krát s tým pravidlom, že posledná verzia správy bude platná a pripravená na potvrdenie. 

  
	
	•	Pre sektor mládeže (napr. projekty EDS), kde je počet mobilít v projektoch nižší ako v iných oblastiach (napr. vysokoškolské vzdelávanie) bolo navrhnutá nová funkcia v prostredí MT+, prostredníctvom ktorej sa validujú účastníci mobility. V súčasnosti je systém navrhnutý tak, že validácia účastníkov sa vykonáva prostredníctvom CSV súboru (export a následne import súboru do MT+). Návrh pre oblasť mládeže je, že v prostredí MT+ sa bude vykonávať priamo.
•	Zmena nastane aj pri vyhlasovaní chýb v MT+ pri jednotlivých mobilitách. V súčasnosti je súbor chybových hlásení možné iba exportovať do CSV súboru. Efektivita nastane novou funkciou v MT+, kedy chybové hlásenia bude priamo systém vypisovať v prostredí MT+.
•	V MT+ v rámci projektov KA2 v súčasnosti môžu byť kontakty upravované iba zo strany koordinujúcej organizácie. Partnerské organizácie majú právo iba na čítanie kontaktov. V budúcnosti sa táto funkcia upraví, a osoba, ktorá spravuje projekt v MT+ z koordinujúcej organizácie bude môcť prideliť jednotlivé práva (na úpravu, na čítanie).
•	Nie je vytvorená podpora pre formuláre projektových žiadostí pre OS Linux od polovice roka 2013.
•	Následne sa preberali záležitosti ohľadom neskorého potvrdzovania projektových žiadostí:
•	Ak pri potvrdzovaní projektových žiadostí vzniknú problémy, žiadateľ  o tom môže informovať NA najneskôr dve hodiny po predkladacom termíne. Následne žiadateľ mohol upraviť žiadosť 7 dní po predkladacom termíne. V budúcnosti sa počíta s možnosťou, že 7 dní po predkladacom termíne bude žiadateľ musieť o tom informovať NA a žiadateľ bude môcť potvrdiť žiadosť a nie ju upravovať. 
•	Udeľovanie výnimiek: v zvláštnych prípadoch (v prípade neskorého potvrdenia projektovej žiadosti) bude žiadateľ môcť požiadať odblokovať projektovú žiadosť na krátky čas v on-line nástroji.   
•	 Závery k podávaniu projektových žiadostí:
•	Žiadateľ, ktorý vyplňuje žiadosť  bude môcť pozvať iných ľudí, aby spoluvypĺňali žiadosť (nie je možne paralelne), iba žiadateľ bude môcť potvrdiť žiadosť. 
•	Každý kto vstúpi do žiadosti bude môcť pridať komentáre, ktoré sa po potvrdení v žiadosti zmažú.
	
29.7.2015
	
•	V databázovom systéme EPluslink je nutné procedúru 7.4 (podpis Zmluvy, v prípade, že bol projekt podporený) podpísať najneskôr 90 dní po predkladacom termíne. Prvá splátka musí byť uhradená do 30 dní od podpísania procedúry 7.4. Podpis a proces tejto procedúry sa volá „Hard Deadline“.
•	Tzv. „Soft deadline“, čiže konečný termín, ktorý si môže NA v EPlusLinku nastaviť podľa vlastných pravidiel sa týka podania monitorovacej a priebežnej správy. 
•	Kontroly (Primary chcecks)
•	Verzia rozpočtu patriaca ku kontrolám môže byť vytvorená len po vytvorení verzie rozpočtu schváleného v záverečnej správe príjemcu finančného grantu.    
•	V prípade ak je záverečná správa potvrdená, akékoľvek zmeny (týkajúce sa rozpočtu) bude možné vykonať iba v MT+, nie v databázovom systéme EPlusLink. 
•	Databázový systém EplusLink+ zobrazuje (v prípade potvrdenia záverečnej správy príjemcu záverečnej správy) súhrnné dáta z MT+ s možnosťou ukončenia projektového cyklu v databáze EPlusLink. Všetky verzie rozpočtu po potvrdení záverečnej správy budú v EPlusLink-u iba na čítanie bez možnosti úpravy.
•	NA je povinná skontrolovať všetky rozpočtové položky v jednotlivých aktivitách, ktoré boli nahrané do MT+. Takisto je potrebné brať do úvahy posudok posudzovateľa záverečnej správy.
•	Ak nastane akákoľvek úprava rozpočtu pri hodnotení záverečnej správy, v databáze EPlusLink sa vytvorí nová verzia rozpočtu kopírujúca údaje z MT+.
•	 Európska komisia pripravila pre decentralizované Národné agentúry podporný systém na zefektívnenie komunikácie tzv. NAconnECt. Ide o platformu sociálnej siete pre členov ITWG a pracovníkov EK. V priebehu októbra 2015 bude v tomto systéme spustené aj funkcie týkajúce sa on-line nástroja pre podporu a riešenie problémov tzv. IMT v súčasnosti už NAIT.
•	Výkonná agentúra (EAC) zabezpečí program, ktorý bude určený exportovanie dát, týkajúce sa projektov.
•	Nespracované dáta bude možné exportovať z BO databázy vo formátoch xls.,csv., okrem údajov, ktoré EK považuje za citlivé. 
•	Preberal sa aj režim (prostredie), v ktorom zodpovední pracovníci v NA môžu skúšať aj testovať jednotlivé IT nástroje a databázové nástroje. Tento režim sa nazýva „Acceptance Enviroment“. Komunikácia medzi jednotlivými IT nástrojmi v tomto režime respektíve prostredí je nasledovaná:
•	Formulár projektovej žiadosti →EPlusLink
•	URF → EPlusLink
•	EPlusLink ↔ MT+
•	MT+ ↔ EÚ prieskum
•	EPlusLink ↔ OEET
•	EPlusLink → Valor

	

5.	Odporúčané závery 

(Uvádza sa  kto a aké opatrenia zabezpečí za účelom využitia poznatkov získaných na ZPC. Uvádzajú sa aj partneri, ktorým sa poznatky sprostredkúvajú.)
Pracovná skupina ITWG, ktorá bola vytvorená za účelom efektívnejšej implementácie programu EÚ Erasmus + prostredníctvom všetkých on-line nástrojov, ktoré vyvíja EK sa skladá z pracovníkov EK, pracovníkov NA a úspešných žiadateľov. Medzi odporúčané závery patrí:
•	Vytvorenie funkcie, prostredníctvom ktorej sa bude môcť validovať účastník v MT+ nie prostredníctvom export/import procedúry, ale priamo v prostredí MT+.
•	Vyhlasovanie chýb v MT+ bude zosumarizované v prostredí MT+ a nie už prostredníctvom exportu súboru CSV.
•	Pri udeľovaní výnimiek v súvislosti s neskorým podaním žiadosti, sa ešte upraví čas (počet dní), do akého môže NA túto výnimku udeliť po predkladacom termíne. 
•	Správa účastníka by sa mala v budúcnosti vyplniť pred tým ako končí samotná aktivita. To znamená, že pre koordinátora projektu bude jednoduchšie skompletizovať tieto správy účastníkov, keď táto funkcia bude možná v MT+ skôr ako pre skončením samotnej mobility.
•	Koordinátor bude môcť sprístupniť účastníkov správu viac krát s tým pravidlom, že posledná verzia správy bude platná a pripravená na potvrdenie. 

6.	Prehľad prinesenej dokumentácie a miesto jej uloženia 

V NA je vytvorený zložka pod názvom IT WG, kde bude priebežne ukladaná dokumentácia, ktorá sa týka stretnutí pracovnej skupiny pre IT podporné nástroje a samotné výsledky stretnutí.	

7.	Osobitne vyhodnotený očakávaný prínos ZPC 

Možnosť byť členom pracovnej skupiny pre IT podporné nástroje je výhodou z toho dôvodu, že dochádza k priamej konzultácii s pracovníkmi EK, ktorí tieto nástroje vyvíjajú a je možnosť im tlmočiť potreby, ktoré reálne vzchádzajú od žiadateľov. Výsledkom by malo byť zefektívnenie využitia týchto nástrojov a ich prispôsobenie na riešenie rôznych situácii, ktoré nastávajú pri realizácii projektov programu EÚ Erasmus +.	

8.	Spôsob zverejnenia výsledkov ZPC, prenos získaných informácií

(Uvádzajú sa mená a adresy osôb a organizácií, ktorým boli sprostredkované informácie o výsledkoch ZPC)
Intranet	

Súhlasím so zverejnením tejto správy na internete

Dátum:	6.8.2015	
Správu vypracoval
(meno a priezvisko, podpis):	Peter Kupec	
Správu schválil
(meno a priezvisko, podpis):	Marcela Hajtmánková