Správa zo zahraničnej pracovnej cesty 
1.  Účastník ZPC:
Ing. Karel Saksl, DrSc., Ústav materiálového výskumu SAV, Slovenská akadémia vied,
Watsonova 47, 040 01 Košice, Slovenská republika 
vedecký tajomník Komisie pre koordináciu aktivít SR v projektoch ESFRI orientovaných na materiály, fyzikálne vedy, s aplikačným potenciálom pre biologické a medicínske vedy, chemické vedy  a IT, 
delegát SR v Rade European XFEL GmbH.
Znalosť jazykov:  anglicky – aktívne, nemecky - pasívne, rusky – pasívne

prof. RNDr. Pavol Sovák, CSc., UPJŠ v Košiciach, Prírodovedecká fakulta, Šrobárova 2, Košice, Slovenská republika, 
Predseda Komisie pre koordináciu aktivít SR v projektoch ESFRI orientovaných na materiály, fyzikálne vedy, s aplikačným potenciálom pre biologické a medicínske vedy, chemické vedy  a IT, podpredseda Rady European XFEL GmbH v Hamburgu, 
Znalosť jazykov:  anglicky – aktívne, polsky – aktívne,  nemecky - pasívne, rusky – pasívne
2.  Zahraničná pracovná cesta:
Nemecká spolková republika, Hamburg, 21.11-22.11.2013, European XFEL GmbH, Albert-Einstein-Ring 19, 22761 Hamburg, Nemecká spolková republika. 
Účasť na 14. zasadnutí Rady (Council) European XFEL GmbH 
3.	Rámcový program pobytu:

4.	Rámcový program pobytu:

Sekcia: 21.11.2013, 14:00 do 18:30 
Item 				Type			 No. 				Presenter 
1 Adoption of the agenda 	Decision 		13-24 				Council Chair 

2 Minutes and matters arising 
a Minutes of the 13th meeting 	Decision 		13-25 				Secretary 
b Matters arising 		Information 		13-25 				Secretary 

3 Reports 
a By the Chair of the Council 	Information 		N/A 				Council Chair 
b By the Management Board 	Information 		13-26 			M. Altarelli, C. Burger 
c By the Chair of the AFC 	Information 		13-27 				AFC Chair 
d By the Chair of the SAC 	Information 		13-28 				SAC Chair 
e By the Chair of the MAC 	Information 		13-29 				MAC Chair 
 
4 Project management 
a Status of User Consortia 	Discussion 		13-30 			M. Altarelli, C. Burger 
b Half-yearly risk report 		Discussion 		13-31 			M. Altarelli, C. Burger 
c Project schedule 		Discussion/Decision 	13-32 			M. Altarelli, C. Burger 

5 Personnel matters 
a Appointment of Council Chair
and Vice-Chair 			Decision N/A Council Chair 
b (Re-)Appointment of AFC Chair 
and Vice-Chair 			Decision 		N/A 				Council Chair 
c (Re-)Appointments of SAC 
Members 			Decision 		13-33 				M. Altarelli 
d (Re-)Appointments of Directors 
(closed session) 		Decision 			13-34 				Council Chair 

Sekcia Piatok 22.11.2013, 8.30-12-00
6 Legal matters
a Rules for the distribution of
shares				Decision 		13-35 				C. Burger
b Admission of new shareholders Decision 		13-36 				Council Chair
c Procedural simplification for
written procedures		Decision 		13-37 				C. Burger

7 Operation phase
a Implementation of operation
model					Information 	13-38 			M. Altarelli,C. Burger
b Update on the annual budget for
the operation phase (operation
costs)					Information 	13-39			 C. Burger

8 Financial matters
a Budget 2013: Implementation
and forecast				Information 	13-40 			C. Burger
b Budget 2014 (incl. overall and
medium-term financial estimates)
Decision 	13-41 			C. Burger
c Crediting of expenses for the
underground construction as
German contribution			Decision 	13-42 			C. Burger

9 In-kind contributions
a Update on in-kind contributions 	Information 	13-43 			M. Altarelli
b Allocation of in-kind contributions 	Decision 	13-44 			M. Altarelli

10 Any other business
Dates for (informal) Council meetings in 2015	Decision 	13-25 			Secretary
14:00 - 15:00 Stretnutie so zástupcami XFEL, CFEL a DESY ohľadom zapojenia sa SR do konzorcia užívateľov SFX (Serial femtosecond crystallography)

4.  Stručný priebeh rokovania:

14. zasadnutia "the European XFEL Council" sa zúčastnili predseda 
Robert K. Feidenhans'l (University of Copenhagen, Denmark)
zástupca predsedu
Pavol Sovák (P.J. Šafárik University, Košice, Slovakia)
členovia
·	Nemecko: Beatrix Vierkorn-Rudolph (Bundesministerium für Bildung und Forschung, Bonn), Helmut Dosch (DESY, Hamburg)
·	Slovensko: Karel Saksl (Institute of Materials Research, Slovak Academy of Sciences, Kosice, Slovak Republic)
·	Švédsko:  Lars Börjesson (Vetenskapsrådet - Swedish Research Council, Stockholm), Johan Holmberg (Vetenskapsrådet - Swedish Research Council, Stockholm) 
·	Poľsko: Grzegorz Wrochna (Andrzej Soltan Institute for Nuclear Studies, Swierk/Otwock)
·	Rusko: Andrey Svinarenko, A. Raykevich (OJSC RUSNANO, Moscow)
·   Švajčiarsko: Bruno Moor, Xavier Raymond (State Secretariat for Education and Research, Bern)
·   Dánsko: Anders Kjær (Danish Agency for Science, Technology and Innovation, Copenhagen),  Martin Meedom Nielsen (Technical University of Denmark)
·   Maďarsko: Dénes Lajos Nagy (KFKI Research Institute for Particle and Nuclear Physics, Budapest)

·	Francúzko: Alex Müller (Centre National de la Recherche Scientifique, France), Patricia Russel Chomaz (Commissariat à l'énergie atomique et aux énergies alternatives, France)  

pozorovatelia
·	Španielsko: Miguel Aranda (Departamento de Química Inorgánica Cristalografía y Mineralogía, Spain), Guadalupe C. de Córdoba Lasunción (Ministerio de Ciencia e Innovación, Spain) 
·	Taliansko:  Carlo Pagani (Istituto Nazionale di Fisica Nucleare, Italy)
Za XFEL GmbH.:
Massimo Altarelli, Thomas Tschentcher, Serguei Molodsov, Claudia Burger, Malte Laub, Frederic Le Pimpec (menagement board assistent), Maike Flammer, 

prizvaný hostia: 
Leif Eriksson (Swedish Research Council, Stockholm, Sweden), predseda AFC
Richard Walker (DIAMOND, Oxfordshire, United Kingdom), predseda MAC
Rafael Abela (Paul Scherrer Institute, Villigen, Switzerland), predseda SAC 

Rokovanie viedol predseda Rady – Robert Feidenhans´l. Predložil návrh programu, ktorý bol schválený bez ďalších doplnkov. Nasledovala kontrola zápisnice a kontrola uznesení. Všetky body programu boli úspešne prerokované. 

5.  Odporúčané závery:
Rada E- XFEL  GmbH postupne prijala tieto najdôležitejšie závery:
1.	Zobrala na vedomie Správu o stave spoločnosti,   Prof. Altarelli prezentoval, že výstavba a inštalácia pokračuje vo väčšine pracovných oblastí podľa plánu. Ukončenie vnútorných komponentov v tuneloch bolo skončené v júni 2013, 6.6.2013 sa konalo slávnostné ukončenie prác. Pokračuje inštalácia vzduchotechniky a rozvodov médií v  tuneloch. Intenzívne beží výroba komponent pre urýchľovaciu časť, kryostatov a vákuových rozvodov. Pokračuje výroba kavít (testy potvrdili požadovanú kvalitu) a undulátorov. Intenzívne sa pripravuje testovanie elektrónového dela. Predstavil návrh rozloženia pracovných staníc v experimentálnej hale. Informoval o uspokojivom stave vývoja detektorov s výnimkou DSSC detektorov. Veľkú pozornosť upriamil na pretrvávajúce problémy s dodávkou niektorých komponentov do kryomodulov – RF Couplers, čo  spôsobí sklz projektu. Tomuto problému bol venovaný bod programu 4c. Claudia Burger informovala o personálnom stave – XFEL zamestnáva 196 zamestnancov (86 vedcov)  z 21 krajín. Dôležitou novinkou je, že aj SR má v detektorovej skupine svojho zástupcu – študent STU Filip Kasnár, ktorý pracuje na vývoji detektora v rámci svojej DP. Jeho pobyt je hradený z XFEL. XFEL sa stal súčasťou Fínskej národnej Roadmap a pokračujú aktivity s Tureckom k pričleneniu k XFEL.
2.	Zobrala na vedomie správy predsedov poradných výborov: SAC, MAC, AFC. Predovšetkým správa predsedu MAC obsahovala detailnú analýzu stavu vývoja u všetkých pracovných skupín XFEL.
3.	Rada zobrala na vedomie „Risk Report“. Ide o analýzu ohrození projektu výstavby zariadenia. Pri porovnaní stavu v čase rokovania 13. zasadnutia Rady je vidieť značný pokrok v riešení hlavných rizík, s výnimkou výroby RF Couplerov a montáže kryomodulov. Súčasné tempo výroby 2 kusov/týždeň nepostačuje, je potrebné zabezpečiť 8ks/týždeň a aj keď sa to podarí už sa nepodarí dobehnúť vzniknuté meškanie výroby 100 kryomodulov tak, aby tunely mohli byť uzavreté v polovici r. 2015. Aktualizovalo popis postupov pri identifikácii ohrozenia a spôsobe jeho riešenia (Risk Ticket process, Risk Evaluation algorithm). Rada opäť ocenila transparentný a účinný systém na identifikáciu ohrození. Zoradenie supravodivých kavít (cavity string) taktiež potrebuje zvýšiť výrobu trojnásobne. Chladiaci systém pre injektor musí byť funkčný do 2. polovice roka 2014 (problém s výberovým konaním).
4.	Rada schválila návrh na In-Kind príspevky vo všetkých cenových prahoch, ktoré predložil prof. Altarelli  a boli predložené na  prerokovanie v IKRC (za SR sa  rokovania zúčastnil Dr. Molokáč)
5.	Rada zobrala na vedomie stav vývoja experimentálnych stanovíšť, ktoré zabezpečujú User Consortia (7 projektov). Touto problematikou sa detailne zaoberalo zasadnutie SAC (aj za účasti K. Saksla). Predložená dokumentácia reaguje na požiadavku posledného zasadnutia Rady a rieši aj právne kroky pri uzatváraní zmlúv, ako aj otázky budúcich vlastníckych práv.
6.	Rada prerokovala Harmonogram projektu. M. Altarelli predložil detailnú analýzu vplyvu nedostatočného výkonu pri výrobe RF Couplers a následne kryogénnych modulov, ktoré nie je možné dokončiť bez RFC. Zatiaľ sú hotové 3 moduly, ktoré sa testujú. Pri teste sa objavili problémy pri zváraní, takže sériová výroba je zatiaľ pozastavená. Linac tunel bude zavretý koniec júla 2016. Prvé testovanie urýchľovača je naplánované na december 2016? Aj vďaka prijatým opatreniam na urýchlene výroby bude očakávaný sklz cca. rok.
7.	Rada schválila stav čerpania rozpočtu na rok 2013 a odhad rozdielu medzi plánovaným rozpočtom a nerealizovaným rozpočtom „outturn“. Odhad outturn je 32 M€.
8.	Rada schválila prerozdelenie počtu akcií vstupom dvoch francúzskych akcionárov CEA a CNRS. SR bude mať navýšený počet akcií z 250 na 276 po ukončení konštrukčnej fázy.
9.	Rada zatiaľ odložila voľbu predsedu a podpredsedu Rady na februárový míting. Potvrdila pre ďalšie obdobie predsedu AFC Leif Eriksona a zvolila za podpredsedu AFC zástupcu Švajčiarska Xaviera Reymonda. Taktiež Rada schválila predĺženie kontraktu pre vedeckého riaditeľa Thomasa Tschentschera na obdobie 4 rokov.
10.	Rada schválila návrh ročného rozpočtu na rok 2014. Z predloženého návrhu vyplýva, že na základe vývoja PPI indexu a na základe splátky tretiny príspevku pre navýšenie vkladu SR je plánovaná platba pre SR v roku 2014 – 2 127 000 € (4 splátky po 531 750€).
11.	Rada zobrala na vedomie informácie o odhade ročných nákladov na prevádzku zariadenia. Predpokladaný odhade je 103. M€ v cenách 2012, čiže 114. M€ v cenách 2016.
12.	Rada prerokovala a súhlasí s návrhom DESY na preúčtovanie nákladov DESY na výstavby podzemnej časti zariadenia ako súčasť vkladu NSR do projektu. Financovanie zo strany DESY od r. 2008 bolo v súlade so závermi ISC, nakoľko spoločnosť v tom čase ešte založená nebola.
13.	Najbližšie rokovanie Rady bude 21.2.2014.

Prof. Pavol Sovak a Dr. Karel Saksl diskutovali s Dr. Adrianom Mancusom (vedúcim experimentálneho stanovišťa Single Particles, clusters, and Biomolecules), Leonardom Chavasom (zodpovedným vedúcim SFX) a Lucia Incoccia-Hermes (sekretariát Hasylabu) o účasti Slovenskej republiky v konzorciu SFX (Serial femtosecond crystallography). Oficiálne pozvanie na vstup SR do tohto konzorcia bude odoslané na adresu MŠVVaŠ. V januári 2014 začne na projekte pracovať Dr. Patrik Vagovič. V prípade, že SR vstúpi do konzorcia SFX môžu byť mzdové náklady na tohto pracovníka  započítané ako vklad SR do konzorcia.

6.   Prehľad prinesenej dokumentácie a miesto jej uloženia
	Všetky materiály boli elektronicky distribuované pre členov Rady XFEL, sú v autorizovanej zóne webovej stránky XFEL pre členov Rady, budú v elektronickej forme k dispozícii aj na SVaT.

7.   Osobitne vyhodnotený očakávaný prínos ZPC
Účasťou na zasadnutí Rady má SR priamo vplyv na riadenie spoločnosti, tvorbu základných legislatívnych dokumentov a má prehľad o finančných tokoch v spoločnosti.
V čase výstavby zariadenia je účasť na rokovaní výboru dôležitá, pretože paralelne sa vyvíjajú aj základné právne dokumenty.
8.    Spôsob zverejnenia výsledkov ZPC, prenos získaných informácií
Na zasadnutí Komisie pre koordináciu aktivít SR v ESFRI dňa 10.12.2013.

Súhlasím so zverejnením správy na internete.

Správu vypracovali: Ing. Karel Saksl, DrSc. a prof.RNDr. Pavol Sovák, CSc.  

Dátum: 25.11.2013
Správu schválil:  meno a podpis nadriadeného

 
Poznámka:
Správu zo ZPC je potrebné vypracovať do 10 dní od jej ukončenia a v papierovej aj elektronickej forme (rtf. formát) predložiť na Sekciu medzinárodnej spolupráce MŠVVaŠ SR.