Správa zo zahraničnej pracovnej cesty 
1.  Účastník ZPC:
prof. RNDr. Pavol Sovák, CSc., UPJŠ v Košiciach, Prírodovedecká fakulta, Šrobárova 2, Košice, Slovenská republika, 
Predseda Komisie pre spoluprácu s XFEL, podpredseda Rady European XFEL GmbH v Hamburgu, 
Ing. Karel Saksl, DrSc., vedecký tajomník Komisie pre spoluprácu s XFEL, delegát SR v Rade European XFEL GmbH.
Znalosť jazykov:  anglicky – aktívne, polsky – aktívne,  nemecky - pasívne, rusky – pasívne.  
2.  Zahraničná pracovná cesta:
Nemecká spolková republika, Hamburg, 23.-25.10.2012, European XFEL GmbH, Albert-Einstein-Ring 19, 22761 Hamburg, Nemecká spolková republika. 
Účasť na 12.zasadnutí Rady (Council) European XFEL GmbH 
3.	Rámcový program pobytu:
Bod programu				Typ rozhodnutia	č. dokumentu		Prezenujúci
1 Adoption of the agenda 		Decision 		12-42 			Council Chair
2 Minutes and matters arising
a Minutes of the 11th meeting 		Decision 		12-43 			Secretary
b Matters arising 			Information 		12-43 			Secretary
3 Reports
a By the Chair of the Council 		Information 		N/A 			Council Chair
b By the Management Board
(incl. updated list of positions to
be filled, resource-loaded
schedule for construction and
commissioning, and equal
opportunities policy)
Information 		12-44 			M. Altarelli
c By the Chair of the AFC 		Information 		12-45 			AFC Chair
d By the Chair of the SAC		Information 		12-46 			SAC Chair
4 Personnel matters
a Appointment of AFC Vice-Chair 	Decision 		N/A 			Council Chair
b (Re-) Appointments of SAC and
MAC Chairs and Members		Decision 		12-47 			M. Altarelli
c (Re-) Appointments of Directors 	Discussion 		12-48 			Council Chair
5 Legal matters
a Status report regarding the
pending resolution on the
revised contributions to the
construction costs			Discussion 		N/A 			Council Chair
b Amendments regarding Staff
Rules
Decision 		12-49 			C. Burger
6 Project management
a Update on User Consortia 		Information 		12-50 			M. Altarelli
b Policy for the allocation of
beam time				Discussion 		12-51 		T. Tschentscher
c Half-yearly risk report 			Information 		12-52 		C. Burger

7 Financial matters
a Outturn 2011 				Information 		12-53 		C. Burger
b Budget 2012 (incl. carry forward
2011) and outturn forecast 2012	Information 		12-54 		C. Burger
c Budget 2013 (incl. overall
financial estimates, allocation of
new commitments above 1 M€
for 2013)				Decision 		12-55 		C.Burger
d Appointment of year-end auditor 	Decision 		12-56 		C. Burger
e Allocation of interest earnings 	Decision 		12-57 		C. Burger
f Priority list of spares 			Information 		12-58 		C. Burger
g Repartition of operation costs for
transition phase				Discussion 		12-59 		C. Burger
h Revised estimate of the annual
budget for the operation phase
(operation costs)
Information 		12-60 		C. Burger
8 In-kind contributions
a Update on in-kind contributions 	Information 		12-61 		M. Altarelli
b Allocation of in-kind contributions 	Decision 		12-62 		M. Altarelli
9 Any other business
Date and procedure for the informal
Council meeting in February 2013,
dates for formal Council meetings in
2014
Decision 		12-43 		Secretary
4.  Stručný priebeh rokovania:

12. zasadnutit "European XFEL Council" sa zúčastnili predseda 
Robert K. Feidenhans'l (University of Copenhagen, Denmark)
zástupca predsedu
Podpredseda Pavol Sovák (P.J. Šafárik University, Košice, Slovakia)
členovia
·	Nemecko: Beatrix Vierkorn-Rudolph (Bundesministerium für Bildung und Forschung, Bonn), Helmut Dosch (DESY, Hamburg)
·	Slovensko: Karel Saksl (Institute of Materials Research, Slovak Academy of Sciences, Kosice, Slovak Republic)
·	Švédsko:  Lars Börjesson (Vetenskapsrådet - Swedish Research Council, Stockholm) 
·	Poľsko: Grzegorz Wrochna (Andrzej Soltan Institute for Nuclear Studies, Swierk/Otwock)
·	Dánsko: Anders Ødegaard (Danish Agency for Science, Technology and Innovation, Copenhagen), Martin Meedom Nielsen (Technical University of Denmark)
·	Maďarsko: Dénes Lajos Nagy (KFKI Research Institute for Particle and Nuclear Physics, Budapest)
·	Rusko: Mikhail Kovalchuk (Kurchatov Institute, Moscow), Andrey Svinarenko (OJSC RUSNANO, Moscow)
·	Španielsko: C. de Córdoba Lasuncion (Ministerio de Ciencia e Innovación, Spain), Miguel Aranda (Departamento de Química Inorgánica Cristalografía y Mineralogía, Spain) 
·   Švajčiarsko: Andreas Werthmueller (State Secretariat for Education and Research, Bern, Switzerland) 
pozorovatelia
·	Francúzko: Alex Müller (Centre National de la Recherche Scientifique, France), Patricia Russel Chomaz
·	Taliansko:  Carlo Pagani (Istituto Nazionale di Fisica Nucleare, Italy)
Za XFEL GmbH.:
Massimo Altarelli, Thomas Tschentcher, Serguei Molodsov, Claudia Burger, Andreas Schwartz, Malte Laub, Meike Flammer, Frederic Le Pimpec (menagement board assistent)

Za DESY
Reinhard Brinkmann
ako aj predsedovia 
AFC XFEL - Leif Eriksson (Swedish Research Council, Stockholm, Sweden)
SAC XFEL - Gyula Faigel (RISSPO - Hungarian Academy of Sciences, Budapest, Hungary)   

Rokovanie viedol nový predseda Councilu Robert Feidenhans'l. Predložil návrh programu, ktorý bol schválený bez ďalších doplnkov. Nasledovala kontrola zápisnice a kontrola uznesení. Všetky body programu boli úspešne prerokované. Rokovanie prebiehalo v dňoch 24.10.2012 a 25.10.2012

5.  Odporúčané závery:
Rada XFEL postupne prijala tieto najdôležitejšie závery:
1.	Zobrala na vedomie Správu o stave spoločnosti,   Prof. Altarelli informoval o stave výstavby diela XFEL, nadzemných a podzemných stavebných prácach. Razba tunelov bola ukončená 4.6.2012. V súčasnosti prebiehajú v tuneloch montážne práce prívodov el. energie, vody, bezpečnostných systémov a pod.  Kompletne odovzdanie všetkých podzemných stavieb Lots 1 a 2 je terminované do 21.6.2013 a Lot 3 bol ukončený 24.7.2012. Práce na experimentálnej hale pokračujú podľa plánu, V septembri bolo ukončené jej prestrešenie. Práce na nadzemnej budove injektorovej haly boli započaté 31.8.2012, nadzemná budova nad experimentálnou halou sa začne stavať 23.10.2012.  Výstavba šachty na odkláňanie elektronového lúča pokračuje podľa plánu. Intenzívne beží výroba technologických celkov pre urýchľovaciu časť, kryostatov a vákuových rozvodov. 125 quadrupolových magnetov, ktoré budú umiestnené medzi undulatorovými segmentmi  boli dodané v rámci In-kind príspevku Ruskej federácie. Ich parametre  boli testované vo Švédsku. Vertikálne cryostaty na testovanie v AMTF laboratóriu boli dodané 9.8.2012 v rámci In-kind Poľska. Monochromátory typu K sa momentálne testujú na synchrotronovom zdroji PETRA III. Prototyp radiačného detektora MCP v rámci In-kind  JINR/Dubna bol dodaný v Júly 2012 a v súčasnosti prebieha jeho testovanie. Z hľadiska dodávok sa zatiaľ najproblematickejšie zdajú komponenty elektrónového urychľovača: RF Power Couplers, Cryogenics for Linac, Beam Dumps, Assembly of Cryomodules, Phase Shifters. riaditeľ spoločnosti predstavil riešenie dodávok týchto komponent. Bola obsadená pozícia hlavného vedúceho experimentálneho stanovišťa Soft X-ray Spectroscopy/Coherent Scattering Dr. Andreasom Scherzom pôvodne z LCLS/SLAC. 
V druhej časti administratívna riaditeľka Claudia Burger informovala o personálnom stave – XFEL zamestnáva 164 zamestnancov z 26 krajín. Vedeckí zamestnanci – 19 krajín. Odznela informácia o výberových konaniach a obsadení pozície hlavného kontrolóra, o sociálnom programe spoločnosti, starostlivosť o rodinu.
2.	Zobrala na vedomie správu SAC a vzhľadom na dôležitosť pokroku FEL technológií v oblasti „self seeding“ Rada prijala uznesenie k prijatiu konkrétnych krokov zo strany vedenia spoločnosti na využitie tohto výrazného vylepšenia výsledného FEL žiarenia a zabezpečenia finančných zdrojov (4 M€). Informáciu podá MB na 13. zasadnutí Councilu.
3.	Rada schválila zloženie SAC (15 významných odborníkov) pre druhé funkčné obdobie. Úspechom SR je, že Ing. Karel Saksl, DrSc. bol schválený do druhého funkčného obdobia do 23.10.2013.
4.	Rada schválila zloženie Machine Advisory Committee MAC  (10 odborníkov)
5.	Zobrala na vedomie informáciu o 7 projektoch na vytvorenie konzorcií uživateľov.
6.	Zobrala na vedomie informáciu o stave prípravy materiálu Risk Management Guidelines. Je to dôležitá smernica, ktorá nastavuje klasifikáciu rizík a vytvára pravidlá evidencie a riešenia rizík. Ide o prvú verziu materiálu a tak členovia Concilu ju budú pripomienkovať pre ďalší schvaľovací proces.
7.	Rada prerokovala otázku voľby riaditeľov spoločnosti  Guidelines for selection and appointment of Directors of E-XFEL, Smernicu výberu a schválenia riaditeľov E-XFEL. Táto téma je už aktuálna, pretože o dva roky bude končiť funkčné obdobie vedeckých riaditeľov. Dokument rieši zloženie i kompetencie výberovej komisie, predsedu Rady v tomto dôležitom procese. Rada schválila smernicu a odporučila znovuzvolenie terajších riaditeľov (Andreas Schwarz.a Tchentcher na 4 rokov a Massimo Altarelli do konca konštrukčnej fázy -1.5 r). 
8.	Rada schválila návrh na In-Kind príspevky vo všetkých cenových prahoch, ktoré predložil prof. Altarelli po prerokovani v IKRC (za SR sa  rokovania zúčastnil Dr. Molokáč)
9.	Rada prerokovala dôležitý materiál Policy for the allocation of beam time. Princípy prideľovania strojového času jednotlivým konzorciom užívateľov prezentoval T. Tschentcher.  Ako kompenzácia za každých investovaných 270k€  bol navrhnutý jeden deň meracieho času, ktorý musí byť využitý do 3 rokov od sprevádzkovania XFEL.  Maximálne 30% celkového meracieho času môže byť vyhradené pre konzorciá a projekty musia by hodnotené expertným panelom. Konzorciá sa zároveň budú podieľať v ďalších rokoch na commissioning, upgrade a vlastný in-house research, ktorému bolo navrhnutých celkovo 20% meracieho času. 
10.	AFC schválila nasledovné finančné správy:
a.	Plánované náklady a realizované výnosy v roku 2011 (Outturn 2011).
b.	Rozpočet 2012 včítane prenosov do r. 2013 a výnosov za rok 2012
c.	Rozpočet spoločnosti pre rok 2013. Pre SR je plánovaná výška vkladu 2 047 500 €
d.	Prerozdelenie úrokov. 
e.	Priority zásob náhradných komponent.
f.	Rozdelenie prevádzkových nákladov počas činnosti zariadenia. SR v prechodnom období (do r. 2021) by sa mala podieľať 1.12%  z 50% nákladov. V roku 2013 to bude potrebné definitívne schváliť. Odhadovaná suma ročnej. prevádzky  je 103,33 M€.
g.	Audítora ročnej uzávierky: Ebner Stolz Monning Bachem GmbH.. 
11.	Rada schválila Pracovnú skupinu pre rokovanie o podmienkach pracovných zmlúv s vedeckými riaditeľmi spoločnosti ( predseda, zástupca DESY, zástupca Ruslano, SR-prof. Sovák)
6.   Prehľad prinesenej dokumentácie a miesto jej uloženia
	Všetky materiály boli elektronicky distribuované pre členov Rady XFEL, sú v autorizovanej zóne webovej stránky XFEL pre členov Rady, budú v elektronickej forme k dispozícii aj na SVaT.
.
7.   Osobitne vyhodnotený očakávaný prínos ZPC
Účasťou na zasadnutí Rady XFEL má SR priamo vplyv na riadenie spoločnosti a má prehľad o najnovších aktivitách spoločnosti a jej finančných tokoch.
V čase výstavby zariadenia je účasť na rokovaní Rady obzvlášť dôležitá. 

8.    Spôsob zverejnenia výsledkov ZPC, prenos získaných informácií
Na zasadnutí Komisie pre spoluprácu s XFEL dňa 29.10.2012.

Súhlasím so zverejnením správy na internete.

Správu vypracovali: prof.RNDr. Pavol Sovák, CSc. a Ing. Karel Saksl, DrSc.

Dátum: 26.10.2012

Správu schválil:  Ing. Róbert Szabó
                              poverený zast. GR SVaT

 
Poznámka:
Správu zo ZPC je potrebné vypracovať do 10 dní od jej ukončenia a v papierovej aj elektronickej forme (rtf. formát) predložiť na Sekciu medzinárodnej spolupráce MŠVVaŠ SR.