Title: Zxczxc
Author: Karol Bergmann
Last saved by: Sovak
Company: FEI

Príloha č. 3 k Smernici č. 12/2011

Príloha č.3 k Smernici č. 12/2011

Správa zo zahraničnej pracovnej cesty 
1.  Účastník ZPC:
prof. RNDr. Pavol Sovák, CSc., UPJŠ v Košiciach, Prírodovedecká fakulta, Šrobárova 2, Košice, Slovenská republika, 
dekan fakulty a predseda Komisie pre spoluprácu s XFEL, podpredseda Rady European XFEL GmbH v Hamburgu,
znalosť jazykov anglicky – aktívne, poľsky – aktívne,  rusky – pasívne.  
2.  Zahraničná pracovná cesta:
Nemecká spolková republika, Hamburg, 24.5.-25.5.2011, European XFEL GmbH, Albert-Einstein-Ring 19, 22761 Hamburg, Nemecká spolková republika. 
Účasť na 4.zasadnutí Administratívneho a a finančného výboru European XFEL GmbH (AFC XFEL)

3.  Rámcový program pobytu:

Item
Bod programu

XFEL_AFC
Číslo dokumentu

Type
Typ záveru

Presenter
Prezentér

1	Adoption of the agenda
Schválenie programu

11-01

Decision

Vice Chairperson

2	Minutes and matters arising
Schválenie zápisnice a kontrola uznesení

a	Minutes of the 3^rd meeting of the AFC

11-02

Decision

Vice
Chairperson

b	Matters arising

11-02

Information

Vice
Chairperson

3	Reports
        Správy

a	By the AFC Chairperson

11-03

Information

Vice
Chairperson

b	By the Management Board | 11-04 | Information | M. Altarelli

4	Legal matters
Právna agenda

a	Status of the accession of Spain | 11-05 | Information | S. Jester
b	Amendments of the Articles of Association | 11-06 | Proposal to Council | K. Witte
c	Implementation of the Public Corporate Governance Codex | 11-07 | Proposal to Council | M. Flammer
d	Amendments of the Financial Rules | 11-08 | Proposal to Council | C. Bearzotti

5	In-kind contributions
In – kind príspevky

a	Update on In-kind contributions | 11-09 | Information | S. Prat
b	Allocation of new In-kind contributions of value ≥ 5 M€ | 11-10 | Proposal to Council | M. Altarelli
c	Allocation of new In-kind contributions of value ≤ 1 M€ | 11-11 | Information | M. Altarelli

6	Financial matters
Finančná agenda

a	Overall financial estimates (incl. “cockpit view”) | 11-12 | Information | K. Witte
b	Closing of financial year 2010 (incl. report of the external auditor) | 11-13 | Proposal to Council | C. Glauss
c	Settlement of losses | 11-14 | Proposal to Council | C. Glauss
d	Implementation (incl. revision) of the budget 2011 | 11-15 | Proposal to Council | C. Bearzotti
e	Preliminary draft budget 2012 | 11-16 | Information | C. Bearzotti
7	Any other business Rôzne | | Discussion | Vice Chairperson
4.  Stručný priebeh rokovaní, resp.  študijného pobytu:

Rokovanie viedol podpredseda AFC Leif Erikson. Po schválení návrhu programu a kontrole plnenia uznesení, AFC XFEL postupone prijal tieto najdoležitejšie závery:
1.	Zobral na vedomie Správy: O stave spoločnosti, Predsedu AFC, 
2.	Zobral na vedomie informáciu o vstupe Španielska do XFEL GmbH.
3.	Odsúhlasil návrh doplnku Stanov spoločnosti a odporučil na schválenie Councilu. Doplnok rieši možnosť redistribucie akcii po pristupe nového akcionára schválením v Councile.
4.	Odsúhlasil návrh postupu, ako implementovať Verejný vládny kódex a odporučil na schválenie Councilu. Zaverom je, aby manažment vo forme spravy informoval ročne Coucil o dodržiavaní kodexu
5.	Odsúhlasil návrh doplnku Finančných pravidiel a odporučil na schválenie Councilu. Odporučil v prehľade výdavkov uvádzať aj „Outstanding Commitments in Year n-2“
6.	Zobral na vedomie aktualizáciu In-kind príspevkov a odsúhlasil In-kind príspevky nad 5mil.€
7.	Zobral na vedomie štruktúru celkových výdavkov spoločnosti, včítane detailného rozboru.
8.	Odsúhlasil správu audítora o finančnom roku 2010 pre schválenie Councilu.
9.	Odsúhlasil úpravu rozpočtu v roku 2011 pre schválenie Councilu. Ńávrh úprav vyplýva z reality výstavby zariadenia a je oprávnený.

5.  Odporúčané závery:
1.	Jednoznačne podporiť pristúpenie Španielska do spoločnosti.
2.	Správa audítora potvrdila transparentné financovanie spoločnosti v súlade s nemeckým právnym poriadkom.
3.	Ešte stále existuje šanca prispieť do budovania zariadenia formou In-kind.
4.	Zástupca Vlády SRN oznámil, že ministerka skolstva a vedy SRN a minister vedy Ruskej federácie podpísali zmluvu o spolupráci, v torej sa uzhodli dofinancovat finančný gap pre 17,5 GeV veryiu zariadenia. Bude rozposlaný list zmluvným stranám otomto doležitom fakte s požiadavkou prispieť do položky „risk costs“.

6.   Prehľad prinesenej dokumentácie a miesto jej uloženia
	Všetky materiály boli elektronicky distribuované pre členov AFC, sú v autorizovanej zóne webovej stránky XFEL pre členov AFC, budú v elektronickej forme k dispozícii aj na SVaT.
Na zasadnutí každý člen AFC obdržal anglickú verziu Auditu vykonaného firmou Wikom v tlačenej forme.
7.   Osobitne vyhodnotený očakávaný prínos ZPC
Účasťou na zasadnutí AFC má SR priamo vplyv na riadenie spoločnosti, tvorbu základných legislatívnych dokumentov a má prehľad o finančných tokoch v spoločnosti.
V čase výstavby zariadenia je účať na rokovaní výboru dôležitá, pretože paralelne sa vyvíjajú aj základné právne dokumenty. Svedčí o tom aj bohatý program AFC, ktorý zároveň predpripravuje dokumentáciu pre rokovanie Councilu.

8.    Spôsob zverejnenia výsledkov ZPC, prenos získaných informácií
Na zasadnutí Komisie pre spoluprácu s XFEL.

Súhlasím so zverejnením správy na internete.

Správu vypracoval: prof.RNDr. Pavol Sovák, CSc.

Dátum: 26.5.2011

Správu schválil:  meno a podpis nadriadeného

 
Poznámka:
Správu zo ZPC je potrebné vypracovať do 10 dní od jej ukončenia a v papierovej aj elektronickej forme (rtf. formát) predložiť na Sekciu medzinárodnej spolupráce MŠVVaŠ SR.