Správa zo zahraničnej pracovnej cesty 
1.  Účastník ZPC:
prof. RNDr. Pavol Sovák, CSc., UPJŠ v Košiciach, Prírodovedecká fakulta, Šrobárova 2, Košice, Slovenská republika, 
Predseda Komisie pre spoluprácu s XFEL, podpredseda Rady European XFEL GmbH v Hamburgu, delegát SR v AFC XFEL
Znalosť jazykov:  anglicky – aktívne, poľsky – aktívne,  rusky – pasívne.  
2.  Zahraničná pracovná cesta:
Nemecká spolková republika, Hamburg, 26.-27.4.2012, European XFEL GmbH, Albert-Einstein-Ring 19, 22761 Hamburg, Nemecká spolková republika. 
Účasť na 7.zasadnutí Administratívneho a  finančného výboru European XFEL GmbH (AFC XFEL)
3.	Rámcový program pobytu:

Item
Bod programu	XFEL_AFC
Číslo dokumentu	Type
Typ záveru	Presenter
Prezentér	
1	Adoption of the agenda
Schválenie programu	11-20	Decision	 Chairperson	
2	Minutes and matters arising
Schválenie zápisnice a kontrola uznesení				
a	Minutes of the 4rd meeting of the AFC	12-02	Decision	
Chairperson	
b	Matters arising	12-03	Information	
Chairperson	
3	Reports
        Správy				
a	By the AFC Chairperson	12-04	Information	
Chairperson	
b	By the Management Board	12-05	Information	M. Altarelli	

4. Project Management				
Corporate risk Management	12-05	Discussion	C Burger	
Ť5. Legal agenda
Právna agenda				
a	Ammedments of the Procurement Rules	12-06	Proposal to Council	C Burger	
b	Guidelines for selection and appointment of EXFEL	12-07	Proposal to Council	Chaiperson	
				
6. In Kind contributions				
a	Update	12-08	Information	S Pratt	
b	Allocation of  In-kind contributions of value ≤ 1 M€	12-09	Proposal to Council	S Prratt	
c	Allocation of  In-kind contributions of value ≤ 5 M€	12-10	Decision	S Pratt	
d	Allocation of  In-kind contributions of value ≥5 M€	12-11	Proposal to Council	S Pratt	
				
7. Financial matters				
a. Justification of cost overruns	12-12	Discussion	M. Kosemund	
b. Closing Financial year 2011	12-13	Proposal to Council	M. Kosemund	
c. Repartition of operating costs	12-18	Information	C Burger	
Allocation of interest	12-19	Discussion	Chairperson	

4.  Stručný priebeh rokovania:

Rokovanie viedol nový predseda AFC Lief Erikson. Predložil návrh programu, ktorý bol schválený bez ďalších doplnkov. Nasledovala kontrola zápisnice a kontrola uznesení. Všetky body programu boli úspešne prerokované. Rokovanie prebiehalo v čase od 8.30 – 16.30.

5.  Odporúčané závery:
AFC XFEL postupne prijal tieto najdôležitejšie závery:
1.	Zobral na vedomie Správu o stave spoločnosti,   Prof. Altarelli prezentoval, že výstavba pokračuje podľa plánu. SAC v mesiaci máj 2012 posúdi 9 EOI v hodnote 110 M€ na User Consorcia. 91% stavebných prác  pri hĺbení  tunelov je dokončených. Predpokladá sa, že v polovici júna budú tunely vyhĺbené. Je pripravene VO na výstavbu  centrálnej budovy XFEL Začala inštalácia vzduchotechniky a rozvodov médií v dokončených častiach tunelov. Intenzivne beží výroba komponent pre urýchľovaciu časť, kryostatov a vákuových rozvodov. Ukončujú sa práce na prototype undulátora pre undulátorovú časť. Dobrá správa je, že sa vyjednala cena o 20% nižšia ako je plánovaná v costbook. V druhej časti administratívna riaditeľka Claudia Burger informovala o personálnom stave – XFEL zamestnáva odborníkov z 21 krajín. Odznela informácia o výberových konaniach.
2.	Zobral na vedomie informáciu o stave prípravy materiálu Risk Management Guidelines. Je to dôležitá smernica, ktorá nastavuje klasifikáciu rizík a vytvára pravidlá evidencie a riešenia rizík. Ide o prvú verziu materiálu a tak členovia AFC ju budú pripomienkovať pre ďalší schvaľovací proces.
3.	AFC prerokoval zmeny v poriadku výberového konania Rules for Procurement and the award of contracts. Zmeny je potrebné implementovať, keďže každé dva roky EU upravuje prahy pre jednotlivé typy konaní. Taktiež bol prerokovaný dodatok, ktorý je potrebný pre špecifickosť nákupov pre XFEL ako medzinárodnej spoločnosti. Kompletný text bol súčasťou materiálov a bol  odsúhlasený na schválenie Councilu.
4.	V právnej agende AFC prerokoval Guidelines for selection and appointment of Directors of E-XFEL, Smernicu výberu a schválenia riaditeľov E-XFEL. Táto téma je už aktuálna, pretože o dva roky bude končiť funkčné obdobie vedeckých riaditeľov. Dokument rieši zloženie i kompetencie výberovej komisie, predsedu Rady v tomto dôležitom procese. AFC odporučil smernicu  predložiť na Radu čo najskôr.
5.	AFC prerokoval návrh na In-Kind príspevky vo všetkých cenových prahoch, ktoré predložil prof. Altarelli po prerokovani v IKRC (za SR sa  rokovania zúčastnil Dr. Molokáč)
6.	AFC prerokoval nasledovné finančné okruhy:
a.	Analýza zmien čerpania rozpočtu v roku  2011 – uznesenie posledného AFC. V správe je podrobná analýza všetkých WPG a čerpania ich rozpočtu. Rozpočtové zmeny sú aj audítorom považované za opodstatnené.
b.	Finančnú uzávierku roku 2011 – AFC odporúča Rade schváliť.
c.	Implementáciu nových záväzkov nad 1M€ - AFC odporúča Rade schváliť.
d.	Prerozdelenie prevádzkových nákladov. Boli zadefinované „basic operation costs“ a „use-driven costs“.  Basic costs predstavujú naklady manžmentu na chod spoločnosti (PR, audit, bezpečnosť, poistenie atď) Use-driven costs predstavujú skutočné náklady pre užívateľov (hélium, všetky médiá, technická asistencia...). AFC bude o návrhu ešte diskutovať a podávať návrhy.
e.	Participácia na prevádzkových nákladoch. Konštruuje sa model spoluúčasti akcionárov na prevádzke a následne na čerpaní času na experiment.

6.   Prehľad prinesenej dokumentácie a miesto jej uloženia
	Všetky materiály boli elektronicky distribuované pre členov AFC, sú v autorizovanej zóne webovej stránky XFEL pre členov AFC, budú v elektronickej forme k dispozícii aj na SVaT.
.
7.   Osobitne vyhodnotený očakávaný prínos ZPC
Účasťou na zasadnutí AFC má SR priamo vplyv na riadenie spoločnosti, tvorbu základných legislatívnych dokumentov a má prehľad o finančných tokoch v spoločnosti.
V čase výstavby zariadenia je účasť na rokovaní výboru dôležitá, pretože paralelne sa vyvíjajú aj základné právne dokumenty. Svedčí o tom aj bohatý program AFC, ktorý zároveň predpripravuje dokumentáciu pre rokovanie Councilu.

8.    Spôsob zverejnenia výsledkov ZPC, prenos získaných informácií
Na zasadnutí Komisie pre spoluprácu s XFEL.

Súhlasím so zverejnením správy na internete.

Správu vypracoval: prof.RNDr. Pavol Sovák, CSc.

Dátum: 30.4.2012

Správu schválil:  meno a podpis nadriadeného

 
Poznámka:
Správu zo ZPC je potrebné vypracovať do 10 dní od jej ukončenia a v papierovej aj elektronickej forme (rtf. formát) predložiť na Sekciu medzinárodnej spolupráce MŠVVaŠ SR.