Správa zo zahraničnej pracovnej cesty

1. 	Účastníci zahraničnej pracovnej cesty:

     Meno:					Eva
     Priezvisko:					Masárová
     Pracovisko:				odbor detí a mládeže
     Pracovné zaradenie:			odborný radca, zastupujúca riaditeľka
     Jazyky:					anglický, ruský  
               
2. 	Zahraničná pracovná cesta:
   
     Štát:					Belgicko 
     Mesto:					Brusel
     Vykonaná v dňoch:                                  18.01.-19.01.2011
     Prijímajúca organizácia: 	Európska komisia
     Účel cesty:	seminár pre  národné autority komunitárnych  Programov  LLPa YiA, k Deklarácii o vierohodnosti 2010 a sekundárnych kontrolách

3. 	Rámcový program pobytu:

18.01.2011	
Stretnutie otvoril Silva Mendes (DG EAC) a vyzdvihol hodnotu a kvalitu Deklarácií o vierohodnosti 2009 (DoA 2009). Došlo k zlepšeniu v mnohých oblastiach, čo sa týka včasného odovzdávania či počtu závažných pripomienok EK k formálnej implementácií Programu celoživotného vzdelávania (LLP) i programu Mládež v akcii (YiA). Mendes informoval, že analýza nákladov a ziskov sekundárnych kontrol bude dokončená vo februári, preto nie je možné  zatiaľ presnejšie informovať  o záveroch. 

Alenka Kampl vyhodnotila za LLP odovzdávanie DoA 2009. Čo sa týka Správy o aktivitách (Activity Report), tak sú všeobecne kvalitne spracované, ale je potrebné podotknúť, že 2 správy za 2009 boli zamietnuté a museli byť dopracované. Čo sa týka finančného reportovania, tak zhruba 45% národných agentúr (NA) podáva nekompletné informácia o vyúčtovaní. Celkovo DoA 2009 mali nasledujúcu bilanciu:
-	20 Národných autorít (NAU) bez pripomienok, 
-	28 NAU bez veľmi dôležitých pripomienok
-	2 NA bez pripomienok, 
-	10 NA s dvoma či viacerými veľmi dôležitými pripomienkami
-	2 krajiny bez akýchkoľvek pripomienok
-	Žiadna zásadná pripomienka (1 zásadná pripomienka stiahnutá)

Najčastejšie sa pripomienky týkajú týchto oblastí:
-	Primárnych kontrol (80% NA)
-	Finančného manažmentu (25% NA)
-	Procesu dokumentácie, akruálneho účtovníctva, oneskorenia v manažmente grantov, mesačného vyrovnania

Na kontrolu týchto oblastí by sa teda NAU mali zamerať.

Arnaud Dupont, zástupca YiA vyhodnotil DoA 2009 za YiA z pohľadu EK. Došlo ku zlepšeniu v odovzdávaní (väčšina bola zaslaná medzi aprílom a júnom 2010),  tým pádom mohlo dôjsť i k rýchlejšiemu zhodnoteniu zo strany EK. Bolo zaznamenané zlepšenie v procese vďaka zjednodušeniu v oblasti úrokov, finančných správ a primárnych kontrol. Je potrebné  zlepšiť sa v oblasti koherencie dát voči predchádzajúcemu reportovaniu. Najčastejšie dochádza k nasledujúcim pripomienkam:
-	Oneskorenie  v manažmentu grantov
-	Je potrebné zaistiť lepšie zvládnutie vratkov

Výsledky  YiA všeobecne:
-	NA nemajú celkoví nižší počet pripomienok oproti minulému roku (2 NA bez pripomienok, 6 NA bez veľmi dôležitých pripomienok)
-	Účasť 1 krajiny v programu pozastavená 
-	1 krajina so zásadnou pripomienkou
-	6 krajín s minimálne 4 veľmi dôležitými pripomienkami
-	Došlo k istému zlepšeniu v oblasti kontrol recipientov grantov (ale 2/3 NA stále s pripomienkami)
-	Isté zlepšenie v oblasti finančného manažmentu (1/3 NA stále s pripomienkami)

Najčastejšie oblasti pripomienok pre NA:
-	Overovanie správnosti nastavenia systému účtovníctva
-	Dokumentácia procedúr
-	Oneskorenie v manažmente grantu
-	Reportovanie o podvodoch či neregulárnosti
Podľa EK je potrebné sa zamerať na:
-	Pravidelné informovanie o vyhodnotení   pripomienok, aby mohli byť čo najrýchlejšie odstránené
-	Dodávanie dôkazov ohľadne náprav pri vysporiadaní sa s  pripomienkami pri komunikácií s EK (nie iba napísať, že pripomienka bola odstránená)
-	V prípade neporozumenia pripomienky či akýchkoľvek  nejasností je potrebné sa pýtať EK či žiadať o radu v prípade, že nie je  jasné, ako ďalej postupovať

Nasledovalo štatistické porovnanie v oblasti DoA u LLP a YiA a informovanie ohľadne dohľadu EK nad implementáciou oboch programov. Audítorské návštevy na mieste zvyšujú počet pripomienok k implementácií programov, ale väčšinou nejde o pripomienky závažného charakteru.

Hugo Keuten informoval o zmenách v DoA 2010:
-	Presnejšie vysvetlenie očakávaní EK v oblasti sekundárnych kontrol (napr. kontrola tabuliek primárnych kontrol NA s ich administratívnymi záznamami, kontrola kvality primárnych kontrol na základe otestovanej vzorky, kontrola systémového a procedurálneho nastavenia NA)
-	Presnejšie riadenie na vykonávanie finančného auditu (tabuliek B) – prílohou Príručky pre NAU je Príloha 6, kde je návrh pôsobnosti (terms of reference) auditu; odporučuje sa používať výberovú vzorku k testovaniu metódou „Monetary Unit Sampling“ a veľkosť vzorky určiť tak, aby bola štatisticky reprezentatívna a postavená na príslušných aritmetických parametroch; ohľadne závažnosti chýb (materiality) je doporučená prahová úroveň 2%
-	Odporučenia k odovzdávaniu o správach auditov spolu s DoA 2010 (ako Príloha č. 5 DoA)
-	
Ďalej Keuten informoval o predstave EK predstaviť v roku 2011 dva nové dokumenty, ktoré by mali všetky krajiny posielať  EK  – niekoľkoročná stratégia auditu (multiannual audit strategy) a ročný plán auditu  (anual audit plan). Niekoľkoročná stratégia  auditu by mala byť na roky 2011- 2013 a mala by sa týkať predovšetkým systémových auditov (kontrol interného systému kontrol a procedúr v NA). Ročný plán  auditu  by mal naplňovať niekoľkoročnú stratégiu a mal by byť členskými štátmi komunikovaný s EK v dvoch fázach: ex ante na začiatku roka a ex post v rámci DoA. Vzhľadom k tomu, že EK považuje 2011 za pilotný rok, očakáva poslanie  ex post reportu už v DoA 2011. EK informovala, že v nasledujúcich týždňoch by mala zaslať vzorové formuláre pre oba dokumenty. Proti týmto zásadným zmenám vystúpilo veľa štátov a zdôrazňovali nutnosť zjednodušovania procedúr, nie ich komplikovanie a to, že reportovanie ku EK sa zlepšuje, by nemalo znamenať ďalšie vytváranie a vyplňovanie formulárov a tabuliek. K tomu bolo niekoľkokrát zdôraznené, že podobný návrh by sa mal prerokovať na formálnym stretnutiach na  Výboroch a nie na školení EK. Okrem toho nemá tento krok legislatívnu podporu a nie je vnímaný štátmi ako nutný a zjednodušujúci prácu pri príprave DoA. 

Posledným bodom prezentácie Keutena bolo informovanie o tom, že by malo dôjsť 
k hodnoteniu  nastavenia a efektivity  prostredníctvom indikátorov, ktoré EK vytvorí. Táto 
informácia sa týkala predovšetkým kontrol EK smerom k  NAU a NA, ktoré by mali
 vychádzať z výsledkov na národnej úrovni, pokrytia (z pohľadu % rozpočtu i obyvateľstva
, atp.). Hlavným zdrojom pre vykonávanie  auditu EK by mali byť ex ante a ex post reporty a
 tým by malo dôjsť ku zníženiu náhodného počtu auditov EK.
	
5.	Odporúčané závery
V rámci nenavršovania byrokratickej záťaže a zachovania nastaveného fungovania implementácie LLP i YiA odporúčam nepodporovať snahu o prijatie ďalších povinných dokumentov  na reportovanie NAU a NA smerom ku  EK. 

6.	Prehľad prinesenej dokumentácie
Dokumentácia (materiály k rokovaniu) je uložená na odbore  a mládeže.

7.	Očakávaný prínos ZPC
 Seminár poskytol možnosť získať prehľad o dosiahnutých výsledkoch realizácie    Programov LLP a YiA v rámci EU, s možnosťou porovnania skúsenosti  a problémov SR  s inými krajinami v rámci bilaterálnych stretnutí a konzultácii. 

8.	Spôsob zverejnenia výsledkov cesty
Podrobné informovanie  o výsledkoch  stretnutia zodpovedných pracovníkov NA YiA v rámci pravidelných pracovných porád. Zverejnenie správy zo ZPC na web stránke ministerstva.    

Vypracoval: Eva Masárová, ODaM

Dátum:  24.01. 2011

						    Schválil: Mgr. Boris Sloboda
Rozdeľovník: p. Sloboda, SMS