Title: Príloha č
Author: vladimir.blaho
Last saved by: Sovak
Company: Infovek

Správa zo zahraničnej pracovnej cesty 
1. Účastník ZPC: 	
Meno, priezvisko, tituly:  Pavol Sovák, prof., RNDr., CSc., 
Názov pracoviska s adresou:  UPJŠ v Košiciach, Prírodovedecká fakulta, Moyzesova 16,
041 54 Košice,
Funkcia: predseda Komisie pre spoluprácu s XFEL, dekan PF UPJŠ, Podpredseda Rady European XFEL GmbH, delgát SR v AFC XFEL.
Pracovné zaradenie: profesor na Ústave fyzikálnych vied PF UPJŠ
Znalosť jazykov:  anglický jazyk - plynule
2. Zahraničná pracovná cesta:
Štát: Nemecko
Mesto: Hamburg
Vykonaná v dňoch: 7.12.-8.12.2010
Názov prijímajúcej organizácie s adresou: European XFEL GmbH, A. Einstein Ring 19, Hamburg
Účel cesty: účasť na : 3. schôdza Komisie pre finančné a administratívne záležitosti European XFEL GmbH - Administrative and Finance Committee (AFC XFEL)
3. Rámcový program pobytu:
Rokovanie sa uskutočnilo 8.12.2010 v čase od 8.30 do 16.00 v zasadačke European XFEL GmbH na A. Einstein Ring 19, Hamburg s týmto programom:
1.	Schválenie programu, schválenie zápisnice z 2.schôdze, kontrola uznesení.
2.	Správy:
a.	Manažmentu spoločnosti
b.	Predsedu AFC
3.	Právna agenda
a.	Fianančné pravidlá
b.	Časový harmonogram zasadnutí orgánov spoločnosti k finančným otázkam
c.	Zásady výberových konaní
4.	Personálne otázky
a.	Dodatky k Stanovám spoločnosti
b.	Dodatky k Finančným pravidlám
c.	Zásady výberového konania
5.	Finančné záležitosti
a.	Implementácia rozpočtu pre rok 2010
b.	Implementácia rozpočtu pre rok 2011
c.	Analýza rekurentných výdavkov
d.	External Audit
6.	In-kind príspevky
a.	Postup rozhodnutia
b.	Alokácia
7.	Rôzne

4. Stručný priebeh rokovania
Bolo to tretie zasadnutie AFC po založení spoločnosti XFEL GmbH. Rokovanie viedol Andreas Werthmuller – predseda AFC. V zmysle stanov European XFEL GmbH rokovanie AFC predchádza rokovaniu Councilu s cieľom odborne posúdiť legislatívnu stránku dokumentáciu potrebnú na schválenie Councilom. Preto účasť zástupcu každého akcionára je veľmi dôležitá.

5. Odporúčané závery:
1.	AFC schválil agendu rokovania, schválil zápisnicu z 2. zasadnutia AFC a prebehla kontrola uznesení. Navyše, pre členov AFC boli k dispozícii hlavné závery z 6.rokovania Councilu, ako aj zo zasadnutia Výboru pre IKRC.
2.	Správu o stave výstavby zariadenia predniesol riaditeľ spoločnosti prof. Altarelli. Prestavil postup raziacich prác tunela. Zujímavosťou je nečakaný výskyt malého pôdneho prepadliska nad trasou tunela, co nuti firmu riešiť tento problém. Uspokojivo beží výstavba experimentálnej haly.  Boli predstavené laboratóriá v hale PETRA III, kde sa už realizuje výskum a vývoj (optcká lavica s laserovým zosilňovačom signálu, špeciálnz interferometer....). Upozornil na pretrvávajúce problémy s dodávkami niektorých špeciálnych komponentov, eďže ešte stále Španielsko a Čína nepodpísali Convention. Stručne informoval o výsledku prvej schôdze pracovnej skupiny na riešenia  likvidácie finančného gapu po odstúpení UK a nárastom nákladov na stavebné prácespôsobené oneskorením výstavby. CRISP (cluster research Infrastructures), CECILIA (Coordinated EU centres for inovation of light applications), BIOSTRUCT (vývoj nových postupov v strtkturálnej biológii) –sú tri projekty v rámci FP7 na zníženie výpadku financií. Bola podpísaná zmluva s EIROforum.
3.	Predseda AFC informoval vo svojej správe o najdoležitejších záveroch rokovania Councilu, informoval o hlavných aktivitách Administratívy XFEL GmbH. Sústredil sa na návrh opatrení k predchádzniu problémov vo finančnom plánovaní a otvoril  tieto problémy:
a.	Cost of individuala parts
b.	Ratio of already contracted or allocated work
c.	Ratio of already executed work
d.	Evaluation of the financial situation
Zdôraznil podávanie nie detailov ale celkového pohľadu na stav financovania projektu.
4.	Podrobne boli prediskutované navrhy na dodatky k Stanovám spoločnosti. Zatiaľ sú platné Stanovy, ktoré odpovedajú skutočnosti, že jediným zakladateľom spoločnosti bola DESY. Po pristúpení všetkých očakávaných akcionárov budepotrebné predložené dodatky schváliť. Teda je to ešte neuzavretý proces. Čaká sa na pristúpenie francúzkeho, španielského a talianského akcionára. Boli zobrané na vedomie dodaky k finančným pravidlám, je potrebné na nich ďalej pracovať. 
5.	Manažment spoločnosti predložil navrh na korekciu  harmonogramu podávania finančnej agendy pre AFC a Council. Materiál bol odsúhasený.
6.	Zasady vyberového konania boli opaäť široko diskutované. Španielsky observer predložil v písomnej forme požiadavky na zapracovanie návrhov na posilnenie postavenia ILO (international liasson person). K návrhu sa písomne vyjadrilo aj Vedenie spoločnosti a väčšinu návrhov podporilo. AFC podporil stanovisko Vedenia, ktoré si osvojilo aj Španielsko. Na základe pripomeinok vedúci oddelenia pre VO upraví návrh pre ďalšie pripomienkovanie. 
7.	AFC zobral na vedomie stav plnenia rozpoctu pre rok 2010. K Witte odôvodnil príčny prečo sa doteraz zrealizovali 2/3 rozpočtu (30M€) – 6 týždňov pred koncom roka Hlavné príčiny spočívajú v: mešakaní  niektorých stavebných prác, preuctovaním niektorých položiek z Pre_XFEL projektu, niektoré nepriame náklady zatial hradila DESY...) Následne bol predstavený vplyv presunov niektorých nezrealizovaných položiek na rozpočet pre  rok 2011, detailz budú v o finančnej sprave na jar 2011..
8.	Vedenie spoločnosti predožilo detailnú analýzu nepriamych nákladov. AFC zobral na vedomie štruktúru rekurentných výdavkov a domnieva sa, že ich výška je primeraná na celkový rozpočet projektu. Nemecká strana ešte požaduje detailnejšie odôvodnenie nárastu nepriamych nákladov voči TDR (Technical Design Report). Doplnenie materiálu sa očakáva na najbližšie  zasadnutie AFC.
9.	Predseda IKRC Serge Pratt predstavil štruktúru „Template“ ziadosti o in-kind príspevok. AFC schválil template.
10.	Predseda IKRC Serge Pratt podal informáciu o výsledku rokovania IKRC a odporučil odsúhlasiť predložené návrhy na alokáciu in-kind príspevkov. Následne po diskusii AFC odsúhlasil predložené návrhy na In-kind príspevky.
11.	Najbližšie rokovanie AFC sa bude konať    máji.2011  v Hamburgu.  
6.   Prehľad prinesenej dokumentácie a miesto jej uloženia
	Všetky body agendy boli doložené dokumentáciou v elektronickej forme a sú zverejnené na webovej stránke AFC  XFEL v autorizovanej zóne pre jednotlivých členov AFC. Celkový rozsah podkladov opat presahuje hranicu 200 strán a vyžaduje si mnohodinovú prípravu na rokovanie.

7.   Osobitne vyhodnotený očakávaný prínos ZPC
Získanie dôležitých informácií o stave spoločnosti a aktívna účasť SR na tvorbe  legislatívneho rámca pre finančný chod spoločnosti European XFEL GmbH.

8.    Spôsob zverejnenia výsledkov ZPC, prenos získaných informácií
1.	Na zasadnutí Komisie pre spoluprácu s XFEL (október 2010)
2.	Vedenie SVaT.
Súhlasím so zverejnením správy na internete

Správu vypracoval: Pavol Sovák
Dátum: 9.12.2010

Správu schválil: prof.Ing. Mikuláš Šupín, CSc.
			GR SVaT